Faktura uproszczona od 2027: paragon z NIP przestaje być fakturą

Do końca 2026 roku obowiązuje przepis przejściowy: paragon z NIP nabywcy na kwotę do 450 zł brutto jest fakturą uproszczoną i nie musi trafiać do KSeF. Kasa fiskalna może też wystawiać zwykłe faktury. Od 1 stycznia 2027 oba te wyjątki znikają:

• faktura uproszczona istnieje tylko jako faktura w KSeF,
• paragon z NIP jest paragonem, nie fakturą,
• kasa fiskalna nie wystawia faktur,
• faktura do paragonu dla firmy idzie przez KSeF, a numer KSeF ląduje w tytule przelewu między firmami.

Dla sklepu stacjonarnego, e-commerce z kasą i każdej firmy, która sprzedaje drobne rzeczy innym firmom, to zmiana procesu, nie tylko przepisu.

Czy w konkretnej sytuacji wystawić fakturę, fakturę uproszczoną, czy paragon, i jak to wykazać w JPK, rozstrzyga Twoja księgowa. Tu jest strona techniczna: co musi zmienić się w systemach i co sprawdzić.

Co dziś działa i przestanie działać

Dziś (do 31.12.2026)	Od 1.01.2027
Klient firmowy kupuje za 300 zł, podaje NIP, dostaje paragon z NIP. To jego faktura uproszczona, księguje ją z paragonu.	Paragon z NIP to paragon. Klient potrzebuje faktury w KSeF, inaczej nie odliczy VAT.
Kasa online drukuje fakturę dla firmy zamiast paragonu.	Kasa nie wystawia faktur. Faktura powstaje w programie i trafia do KSeF.
Sklep internetowy z kasą wystawia paragon, a na życzenie firmy fakturę w PDF poza KSeF.	Faktura dla firmy tylko w KSeF (większość firm od 1.04.2026, mikrofirmy ze sprzedażą do 10 000 zł brutto miesięcznie od 1.01.2027).
Faktura do paragonu: dokument papierowy albo PDF z adnotacją o paragonie.	Faktura do paragonu w KSeF, paragon odbierany od klienta jak dotąd.

Gdzie to boli w praktyce

Sklep stacjonarny i punkt odbioru. Sprzedawca przy kasie nie może „dać fakturę z kasy”. Albo wystawia paragon bez NIP i klient firmowy nie ma faktury, albo wystawia fakturę w programie sprzedażowym, który musi być podłączony do KSeF. Jeśli program sprzedażowy to kasa z prostym oprogramowaniem, trzeba dołożyć wystawianie faktur gdzie indziej.

E-commerce z kasą (paragony do zamówień). Dziś wiele sklepów drukuje paragon do każdego zamówienia, a firmom wysyła fakturę z Base, sklepu lub ERP. Od 2027 faktura dla firmy musi mieć numer KSeF, a jeśli do zamówienia poszedł też paragon, to formalnie jest faktura do paragonu. Trzeba zdecydować, który system wystawia dokument dla firmy, i pilnować, żeby nie powstały dwa: paragon z NIP i faktura.

Drobna sprzedaż B2B (części, materiały, usługi do 450 zł). Znika najprostsza ścieżka: paragon z NIP. Każda taka transakcja to faktura w KSeF, czyli kontrahent z NIP w systemie, wysyłka do KSeF, numer KSeF zwrotnie.

Przelewy. Od 2027 przy płatności za fakturę między firmami w tytule przelewu ma być numer KSeF. Jeśli faktury wystawia ERP, a przelewy generuje inny system, numer KSeF musi między nimi przejść.

Co zmienić w systemach

1. Jedno miejsce wystawiania faktur dla firm. Base, sklep albo ERP, nie wszystkie naraz. Każdy z nich może być podłączony do KSeF, ale jeśli fakturę wystawią dwa, powstaną dwa dokumenty w KSeF i korekta do zera jednego z nich. Opisaliśmy to w tekście o odrzuconej fakturze i korekcie do zera.
2. Pole NIP na każdym kanale. W sklepie, na Allegro (NIP w danych kupującego), w punkcie stacjonarnym. Bez NIP w zamówieniu nie da się wystawić faktury w KSeF dla firmy.
3. Paragon albo faktura, nie oba. Jeśli zamówienie ma NIP, system nie drukuje paragonu z NIP, tylko wystawia fakturę w KSeF. Jeśli paragon już poszedł (klient zdecydował później), faktura do paragonu w KSeF z odniesieniem do paragonu.
4. Numer KSeF wraca do ERP i do rozrachunków. Po wysyłce faktury numer KSeF ma być w dokumencie w ERP, w Base i w danych do przelewu.
5. Faktury z kasy znikają z procesu. Jeśli kasa dziś wystawia faktury, do końca 2026 trzeba przenieść to do programu sprzedażowego lub ERP.

Co przetestować przed końcem roku

• Zamówienie z NIP w sklepie: powstaje faktura w KSeF, nie paragon z NIP.
• Zamówienie bez NIP, klient prosi o fakturę po tygodniu: faktura do paragonu w KSeF, paragon odebrany.
• Zamówienie z Allegro z NIP w danych kupującego: NIP przechodzi do Base i do ERP, faktura ma numer KSeF.
• Sprzedaż stacjonarna za 200 zł dla firmy: sprzedawca wie, w którym programie wystawić fakturę, i robi to w minutę.
• Numer KSeF jest w dokumencie w ERP i w eksporcie do przelewów.
• Żaden system nie wystawia faktur „z kasy”.
• Korekta faktury wystawionej w 2026 poza KSeF, robiona w 2027: Twoja księgowa wie, jak ją wystawić, a system to umożliwia.

Kary i terminy

Sankcje za faktury poza KSeF są w ustawie (do 100% VAT z faktury albo 18,7% brutto przy fakturze bez VAT) i miały obowiązywać od 1 stycznia 2027. Rada Ministrów 22 października 2026 przyjęła projekt odraczający je do końca 2027. Projekt, nie ustawa. Obowiązek wystawiania w KSeF i zmiana statusu paragonu z NIP od 1 stycznia 2027 w tym projekcie się nie przesuwają.

Jeśli Twój sklep, Base i ERP wystawiają dziś faktury każdy po swojemu, a paragony z NIP załatwiają drobne B2B, to ostatni kwartał 2026 jest na uporządkowanie tego procesu. Robimy to w ramach integracji KSeF z Base, sklepem i ERP: jedno miejsce wystawiania, NIP na każdym kanale, numer KSeF zwrotnie, testy na Twoich zamówieniach przed przełączeniem.