Odbiór faktur z KSeF do Subiekta i Optimy: co robi ERP, a co zostaje ręcznie

Od 1 lutego 2026 każda firma z NIP odbiera faktury w KSeF. Nie ma znaczenia, czy sama już wystawia w KSeF, czy ma odroczenie do 2027. Faktura od dostawcy, który fakturuje w KSeF, leży w systemie Ministerstwa Finansów i to Ty masz ją stamtąd pobrać.

W praktyce wygląda to tak: księgowa albo osoba od zakupów loguje się do Aplikacji Podatnika KSeF, pobiera PDF albo XML, a potem wpisuje fakturę do Subiekta lub Optimy ręcznie, tak jak wcześniej z maila. KSeF miał ręczne przepisywanie zlikwidować, a dołożył jeszcze jedno miejsce, z którego trzeba przepisywać.

Ten tekst opisuje, jak podłączyć odbiór faktur z KSeF bezpośrednio do ERP, co w tym procesie musi zrobić człowiek i co z fakturami, które do KSeF nigdy nie trafią.

Kiedy fakturę zaksięgować, w którym okresie odliczyć VAT i czy dostawca miał prawo wystawić ją poza KSeF, rozstrzyga Twoja księgowa. Tu jest tylko strona techniczna: skąd dokument wziąć i jak ma trafić do ERP.

Co dziś robi Twój ERP, a czego nie

Subiekt GT (od wersji 1.87), Subiekt nexo i Comarch Optima pobierają faktury zakupu z KSeF samodzielnie, także automatycznie co określony czas. Warunkiem jest aktualna wersja i abonament na ulepszenia (InsERT) albo pakiet KSeF (Comarch, płatny od 31 lipca 2026). Jeśli to masz, zacznij od włączenia tej funkcji. Dodatkowa integracja ma sens dopiero, gdy na Twojej instalacji zostaje ręczna praca. Sprawdź:

• czy program w ogóle pobiera faktury zakupu z KSeF, czy tylko wysyła sprzedaż,
• czy pobrana faktura staje się dokumentem zakupu (FZ w Subiekcie, dokument w rejestrze VAT zakupu w Optimie), czy tylko podglądem XML do ręcznego przepisania,
• co się dzieje, gdy kontrahenta nie ma w bazie, a pozycje z faktury nie pasują do kartotek towarów,
• czy ten sam mechanizm obsłuży faktury spoza KSeF: z maila, ze zdjęcia, z zagranicy.

Nawet gdy ERP pobiera faktury z KSeF, między pobraniem a dokumentem zakupu z poprawnym kontrahentem, towarami i rozrachunkiem zwykle zostaje ręczna praca: na forum InsERT użytkownicy opisują, że w Subiekcie GT faktura z KSeF nie trafia do rozrachunków, dopóki ktoś nie utworzy na jej podstawie dokumentu. Faktury spoza KSeF (zagraniczne, PDF z maila) idą osobną ścieżką, a OCR do nich jest w Optimie i SaldeoSMART, ale nie w każdym programie InsERT. Przy 300 fakturach miesięcznie to pół etatu. Jeśli dokumenty zakupu księguje biuro rachunkowe swoim programem, trafiają do księgowości, ale nie do Twojego magazynu ani rozrachunków w ERP.

Jak działa odbiór przez API KSeF 2.0

KSeF 2.0 udostępnia API na trzech środowiskach: produkcyjnym (api.ksef.mf.gov.pl), testowym (api-test.ksef.mf.gov.pl) i demo. Odbiór faktur zakupu to cztery kroki:

1. Uwierzytelnienie. Certyfikat KSeF typu 1 wystawiony dla firmy albo token. Certyfikat jest ważny do 2 lat, więc odnowienie trzeba wpisać w kalendarz. Tokeny działają, a MF zapowiada ich utrzymanie bezterminowo, ale to zapowiedź, nie przepis.
2. Zapytanie o faktury. API zwraca listę faktur zakupu od wskazanej daty z numerami KSeF. Pobierasz tylko te, których nie masz, po numerze KSeF.
3. Pobranie XML. Każda faktura to XML w schemacie FA(3): sprzedawca, NIP, numer, daty, pozycje, stawki VAT, kwoty, waluta, termin płatności. Nie trzeba tu żadnego OCR ani modelu AI. Dane są dokładnie takie, jak wystawił dostawca.
4. Zapis w ERP. Dokument zakupu w Subiekcie (przez Sferę albo import EPP) lub w Optimie (API lub XML), z numerem KSeF w polu dokumentu i kontrahentem dopasowanym po NIP.

Krok 4 jest najtrudniejszy, bo ERP nie przyjmie dokumentu, jeśli kontrahent nie istnieje, towar nie ma kartoteki albo stawka VAT na fakturze nie zgadza się z kartoteką. Dlatego między krokiem 3 a 4 potrzebna jest kolejka zatwierdzania.

Kolejka zatwierdzania: co robi człowiek

Każda pobrana faktura ląduje w kolejce z trzema możliwymi stanami:

Stan	Co się stało	Kto działa
Gotowa	NIP pasuje do kontrahenta w ERP, pozycje dopasowane do kartotek albo do usługi zbiorczej, kwoty się zgadzają	Nikt, dokument idzie do ERP po jednym kliknięciu „zatwierdź” albo automatycznie dla zaufanych dostawców
Do uzupełnienia	Nowy kontrahent, nowy towar, pozycja bez dopasowania, waluta obca	Osoba od zakupów wybiera kartotekę albo zakłada kontrahenta, system zapamiętuje wybór na następny raz
Zatrzymana	Duplikat numeru, NIP dostawcy nie figuruje na białej liście, kwota brutto nie zgadza się z sumą pozycji	Księgowa decyduje, co z tym zrobić; do ERP nic nie trafia

Reguły „zaufany dostawca, zatwierdzaj automatycznie” włączasz dopiero po kilkudziesięciu fakturach od tego dostawcy, które przeszły bez poprawek. Na starcie każdą fakturę zatwierdza człowiek. To ten sam zestaw testowy, który stosujemy w każdym wdrożeniu AI: najpierw odczyt i kontrola, zapis dopiero po sprawdzeniu wyniku na prawdziwych dokumentach.

Faktury, które nigdy nie trafią do KSeF

KSeF nie załatwia wszystkiego. Poza nim zostają:

• faktury od dostawców ze sprzedażą do 10 000 zł brutto miesięcznie, którzy mają odroczenie do końca 2026 roku i do tego czasu mogą fakturować papierowo albo PDF-em,
• faktury zagraniczne (Amazon, Google, dostawcy z UE i spoza UE),
• paragony, w tym e-paragony z HUB-a paragonowego,
• rachunki od podmiotów poza VAT (działalność nierejestrowana, najem prywatny),
• bilety, noty, umowy, dokumenty z okresu awarii KSeF.

Te dokumenty przychodzą mailem, jako zdjęcie z telefonu albo leżą na dysku sieciowym. Tu odczyt robi model AI: z PDF-u albo obrazu wyciąga sprzedawcę, NIP, numer, daty, pozycje i VAT, a wynik trafia do tej samej kolejki, co faktury z KSeF. Osoba zatwierdzająca nie widzi różnicy, skąd dokument przyszedł, widzi tylko, czy jest gotowy, czy wymaga uzupełnienia.

Koszt modelu przy takim odczycie jest pomijalny: jedna strona faktury to ułamek grosza na mniejszym modelu, kilka groszy na większym przy trudnych skanach. Liczy się czas człowieka na poprawki, a ten spada, gdy system pamięta dopasowania kontrahentów i towarów.

Czego pilnować przy wdrożeniu

1. Idempotencja po numerze KSeF. Pobranie tej samej faktury dwa razy (po awarii, po restarcie) nie może utworzyć dwóch dokumentów w ERP. Klucz unikalny to numer KSeF, a dla dokumentów spoza KSeF para NIP sprzedawcy + numer faktury.
2. Odnowienie certyfikatu. Certyfikat typu 1 wygasa po maksymalnie 2 latach. Alert na 30 dni przed, inaczej odbiór stanie i nikt tego nie zauważy, bo faktury „po prostu przestaną przychodzić”.
3. Zmiana schematu. FA(3) nie jest ostatnią wersją. Parser ma odrzucać nieznaną wersję do kolejki „Zatrzymana”, a nie zgadywać.
4. Biała lista. Sprawdzenie NIP i rachunku dostawcy przed zatwierdzeniem, z zapisem wyniku i daty sprawdzenia przy dokumencie.
5. Log zmian. Kto zatwierdził, co poprawił, jaka była wersja odczytana przez model i jaka trafiła do ERP. Przy kontroli to jedyny dowód, dlaczego dokument wygląda tak, a nie inaczej.
6. Dane poza firmą. Jeśli odczyt spoza KSeF robi model przez API, dostawca modelu dostaje dane kontrahentów. Umowa powierzenia, region przetwarzania w UE i wyłączone trenowanie na Twoich danych to warunki, nie opcje.

Checklista przed startem

• Które systemy mają dostać dokument zakupu: Subiekt (GT czy nexo), Optima, program biura, wszystkie naraz?
• Ile faktur zakupu miesięcznie i ile z nich przychodzi przez KSeF, a ile mailem, zdjęciem albo z zagranicy?
• Czy masz licencję Sfery (Subiekt) albo dostęp do API Optimy? Bez tego zostaje import plikowy, a to mniej „bez przepisywania”.
• Kto zatwierdza dokumenty i kto zakłada nowych kontrahentów?
• Czy kontrahenci w ERP mają uzupełnione NIP-y? Bez NIP nie ma dopasowania.
• Certyfikat KSeF typu 1 dla firmy albo token, i kto odpowiada za jego odnowienie.

Tak wygląda „Skrzynka dokumentów do ERP”, którą wdrażamy jako jeden proces w ramach wdrożenia AI w firmie. Startujemy od Twoich dokumentów z ostatniego miesiąca, a zapis do ERP włączamy, gdy wynik na nich się zgadza.