AI w firmie krok po kroku: od pierwszego konta do automatyzacji procesu

„Wdrożenie AI” brzmi jak jeden duży projekt. W praktyce to kilka osobnych kroków, z których każdy daje coś firmie i każdy można przerwać, jeśli się nie sprawdza. Poniżej kolejność, w której pracujemy z firmami, które mają ERP (najczęściej Subiekta albo Optimę) i sprzedają przez Allegro, sklep albo Base.

Etap 1. Zasady i firmowe konto

Co robimy: wybieramy jedno narzędzie (Claude Team, ChatGPT Business albo Copilot), zakładamy firmowe konta i spisujemy krótkie zasady: czego nie wklejamy, do czego używamy, kiedy sprawdzamy odpowiedź.

Co daje: pracownicy przestają wklejać dane klientów do darmowych narzędzi. Maile, streszczenia, tłumaczenia i opisy produktów idą szybciej.

Koszt: zwykle kilkadziesiąt złotych miesięcznie na osobę, płacone bezpośrednio dostawcy, plus godzina lub dwie na zasady i krótkie szkolenie.

Zanim pójdziesz dalej: sprawdź po miesiącu, kto naprawdę używa asystenta i do czego. Jeśli nikt, kolejne etapy nie mają sensu.

Etap 2. Baza wiedzy z dokumentów firmy

Co robimy: asystent dostaje dostęp do procedur, regulaminów, katalogów, instrukcji i odpowiada na ich podstawie, ze wskazaniem dokumentu.

Co daje: nowi pracownicy nie pytają w kółko tych samych osób. Obsługa klienta odpowiada szybciej i zgodnie z regulaminem. Mniej halucynacji, bo model odpowiada ze źródeł.

Zanim pójdziesz dalej: dokumenty muszą być aktualne. Asystent z nieaktualnym regulaminem jest gorszy niż brak asystenta.

Etap 3. AI na danych z ERP

Co robimy: budujemy serwer MCP, który daje asystentowi dostęp do ERP tylko do odczytu: stany, ceny, należności, historia klienta, sprzedaż.

Co daje: handlowiec, magazyn czy zarząd pytają o dane zwykłym językiem i dostają odpowiedź z liczbami z Subiekta albo Optimy, ze źródłem. Osoba od ERP przestaje być wąskim gardłem.

Koszt: u nas jeden proces od 6 500 zł netto, zwykle 2-3 tygodnie do testów na prawdziwych pytaniach.

Zanim pójdziesz dalej: porządek w danych. Dublowani kontrahenci, brak kategorii czy ręcznie korygowane stany dadzą szybkie, ale błędne odpowiedzi. Często pierwszym efektem tego etapu jest lista rzeczy do posprzątania w ERP.

Etap 4. AI przygotowuje, człowiek zatwierdza

Co robimy: asystent nie tylko odpowiada, ale przygotowuje działania: szkic zamówienia z maila klienta, odpowiedź na reklamację z historią zamówienia, uzupełnienie opisów i parametrów produktów, dokument zakupu z faktury. Wszystko trafia do kolejki, w której człowiek klika „zatwierdź” albo poprawia.

Co daje: największą oszczędność czasu przy zachowaniu kontroli. Pracownik zamiast przepisywać, sprawdza.

Zanim pójdziesz dalej: mierz, ile przygotowanych działań człowiek poprawia. Jeśli więcej niż kilka procent, wracamy do danych i instrukcji, zamiast automatyzować.

Etap 5. Automatyzacja wybranego procesu

Co robimy: dla operacji, w których przez kilka tygodni człowiek niczego nie poprawiał, zatwierdzanie zastępujemy kontrolą wyjątków. System robi sam to, co rutynowe, a do człowieka trafia tylko to, co niepewne albo nietypowe.

Co daje: proces działa bez ręcznej pracy, a ludzie zajmują się wyjątkami.

Zanim zaczniesz: każda automatyczna operacja ma log i da się ją cofnąć. Operacje wychodzące do klientów (oferty, faktury, odpowiedzi) automatyzujemy na samym końcu albo wcale.

Kiedy się zatrzymać

Nie każda firma potrzebuje wszystkich pięciu etapów. Dla wielu małych firm etap 1 i 3 dają większość korzyści: ludzie piszą szybciej i dostają odpowiedzi z ERP bez pytania kolegów. To w porządku, żeby na tym skończyć.

Od czego zacząć

Najprościej od audytu: sprawdzamy, jakie dane macie, kto o co pyta i które dwa-trzy procesy zjadają najwięcej czasu. Audyt AI kosztuje u nas od 1 500 zł netto i odliczamy go od wdrożenia. Szczegóły na stronie wdrożenia AI na danych z ERP, a podstawy w tekstach jak działa AI i MCP: co to jest.