KSeF w Comarch Optima przy sprzedaży przez Base i sklep: kto wystawia fakturę i dokąd wraca numer

Typowy układ: zamówienia spływają ze sklepu i Allegro do Base (BaseLinker), a faktury wystawia Comarch Optima, bo tam jest magazyn i księgowość. Do KSeF fakturę wysyła wtedy Optima. Pytanie nie brzmi „czy Optima obsługuje KSeF”, tylko jak zamówienie trafia do Optimy i jak numer KSeF wraca do obsługi.

Opisujemy przepływ techniczny. Które dokumenty, w jakim terminie i z jakimi wyjątkami mają trafić do KSeF - ustalcie z księgową. Zakres obsługi KSeF w Waszej wersji Optimy potwierdźcie u Comarch lub partnera, bo zależy od wersji i licencji.

Trzy miejsca, w których może powstać faktura

Przy sprzedaży wielokanałowej faktura może powstać w sklepie, w Base albo w Optimie. Do KSeF powinien ją wysłać tylko ten system, który ją wystawił. Jeśli Base wystawia fakturę do zamówienia z Allegro, a Optima do tego samego zamówienia tworzy drugą, ta sama sprzedaż trafi do KSeF dwa razy.

Ten tekst dotyczy drugiego wiersza. O pierwszym pisaliśmy w KSeF w Base: natywny moduł czy integracja z ERP.

Przepływ, który działa

flowchart TB
  s["Sklep / Allegro"] -->|"zamówienie"| b["Base"]
  b -->|"zamówienie + dane nabywcy"| o[("Comarch Optima
RO / FS")]
  o -->|"faktura (FA)"| k["KSeF"]
  k -.->|"numer KSeF, UPO"| o
  o -.->|"numer faktury, numer KSeF, status"| b
  b -.->|"status, PDF z numerem KSeF"| s
  classDef n fill:#eff6ff,stroke:#2563eb,color:#0f172a;
  class s,b,o,k n;

W tym układzie integracja Base ↔ Optima robi cztery rzeczy:

1. Przenosi zamówienie z Base do Optimy jako dokument (rezerwacja odbiorcy, faktura sprzedaży albo inny typ, który ustalicie).
2. Rozpoznaje kontrahenta: NIP z zamówienia dopasowuje do kartoteki Optimy albo zakłada nowego.
3. Odbiera z Optimy numer faktury, a po wysyłce do KSeF także numer KSeF i status.
4. Zapisuje te dane w zamówieniu w Base, żeby obsługa widziała je bez wchodzenia do Optimy.

Samą wysyłkę do KSeF robi Optima swoim modułem: logowanie tokenem albo certyfikatem, wysyłka faktury, odbiór numeru KSeF i UPO. Integracja tego nie dubluje.

Decyzje do podjęcia przed konfiguracją

Jaki dokument powstaje w Optimie z zamówienia. Rezerwacja odbiorcy (RO) i dopiero po wydaniu faktura, czy od razu faktura sprzedaży? Od tego zależy, kiedy zdejmuje się stan i kiedy faktura trafia do KSeF.

Moment wystawienia. Przy płatności, przy wysyłce czy na koniec dnia zbiorczo? Faktura wysłana do KSeF za wcześnie, a potem anulowane zamówienie, to korekta, nie usunięcie dokumentu.

Paragon czy faktura. Zamówienia od konsumentów bez NIP-u zwykle kończą się paragonem z kasy fiskalnej w Optimie, a nie fakturą w KSeF. Które zamówienia mają dostać fakturę, ustalcie z księgową, a integracja ma to rozpoznać po danych nabywcy, nie po treści uwag do zamówienia.

Dane nabywcy. NIP wpisany w uwagach do zamówienia zamiast w polu firmy oznacza fakturę bez NIP-u. Takiej faktury w KSeF nie poprawia się edycją PDF-u. Integracja powinna blokować wystawienie, gdy brakuje danych, a nie wystawiać „na razie bez NIP-u”.

Wiele magazynów i NIP-ów. Jeśli sprzedajecie z dwóch spółek albo z kilku magazynów, każdy kanał w Base musi być przypisany do właściwego NIP-u i magazynu w Optimie. To najczęstsze źródło faktur wystawionych na złą spółkę.

Jak Optima łączy się z resztą

Optima nie ma jednego publicznego REST API. Integracje powstają przez Comarch ERP Web Services, SDK albo bezpośredni dostęp do bazy, zależnie od wersji i licencji. Dla sprzedaży przez Base są dwie drogi:

• Gotowy konektor (na przykład wtyczki SellIntegro): szybciej i taniej, gdy proces jest standardowy: zamówienie w Base, dokument w Optimie, status z powrotem.
• Integracja dedykowana (middleware): gdy potrzebujecie reguł, których konektor nie ma: różne typy dokumentów per kanał, kilka NIP-ów, własne mapowanie magazynów, powrót numeru KSeF do sklepu i marketplace.

Które podejście pasuje do Waszego procesu, rozpisujemy na stronie Base + Comarch Optima.

Co sprawdzić po wdrożeniu

1. Jedno zamówienie z Allegro na firmę z NIP-em: faktura w Optimie, numer KSeF w Base, PDF z numerem KSeF u klienta.
2. Zamówienie od konsumenta bez NIP-u: paragon, bez faktury w KSeF.
3. Zwrot części zamówienia: korekta powstaje w Optimie i trafia do KSeF, Base widzi status.
4. KSeF niedostępny: Optima kolejkuje wysyłkę, integracja nie wystawia drugiego dokumentu.
5. Odrzucenie przez KSeF: ktoś dostaje powiadomienie, nie tylko wpis w logu.

Jeśli którykolwiek z tych pięciu scenariuszy wymaga ręcznej pracy, proces nie jest jeszcze gotowy.

Powiązane

• Integracja KSeF: sklep, Base i ERP
• KSeF w Subiekcie GT i nexo przy sprzedaży przez Base
• Faktury z zamówień w Base i ERP
• Automatyzacja faktur

Opiszcie, jak dziś wygląda u Was droga zamówienia do Optimy - odpowiemy, czy wystarczy konektor, czy potrzebna jest integracja dedykowana.