Wdrożenia AI · Dokumenty i zamówienia
Automatyczne przetwarzanie zamówień i dokumentów z e-maili i PDF
Zamówienia od klientów B2B przychodzą w różnych formatach, a ktoś przepisuje je do ERP pozycja po pozycji. AI odczytuje dane, dopasowuje produkty do Twojej kartoteki i przygotowuje dokument. Pracownik zatwierdza wynik i zajmuje się tylko wyjątkami.
Pierwszy krok: audyt procesu od 1 500 zł netto albo bezpłatna 15-minutowa rozmowa.
Problem
Każdy klient wysyła zamówienie inaczej
Jeden klient przysyła PDF z własnego systemu, drugi tabelę w Excelu, trzeci wpisuje pozycje w treści e-maila. Kody i nazwy produktów rzadko zgadzają się z Twoją kartoteką, a ilości bywają w innych jednostkach.
Klasyczna automatyzacja nie poradzi sobie z taką różnorodnością, więc dokumenty przepisuje człowiek. Przy kilkudziesięciu zamówieniach dziennie to etat pracy, opóźnienia w realizacji i pomyłki, które wychodzą dopiero przy wysyłce albo fakturze.
Przed i po wdrożeniu
Jedno zamówienie, dwa sposoby obsługi
Dziś (ręcznie)
- 01 Pracownik otwiera e-mail i załącznik PDF.
- 02 Wyszukuje klienta w ERP i sprawdza jego warunki.
- 03 Dla każdej pozycji szuka produktu w kartotece po nazwie albo kodzie klienta.
- 04 Przepisuje ilości i ceny, ręcznie przelicza jednostki.
- 05 Zapisuje zamówienie w ERP i odpisuje klientowi.
Po wdrożeniu
- 01 System pobiera e-mail z dedykowanej skrzynki lub folderu.
- 02 AI odczytuje klienta, pozycje, ilości i terminy z treści i załączników.
- 03 Reguły dopasowują produkty do kartoteki, sprawdzają ceny, stany i braki.
- 04 Pracownik widzi gotowy dokument i poprawia tylko oznaczone pozycje.
- 05 Po zatwierdzeniu dokument trafia do ERP, a operacja zostaje w logu.
Przepływ dokumentu
-
Wejście
E-mail, PDF, Excel
skrzynka lub folder
-
Model AI
Ekstrakcja danych
nagłówek i pozycje
-
Reguły
Dopasowanie i walidacja
kartoteka, ceny, NIP
-
Człowiek
Panel akceptacji
wyjątki i korekty
-
System
Dokument w ERP
Subiekt, Optima, inny
Korzyści biznesowe
Co zyskuje zespół obsługi zamówień
-
Mniej ręcznego przepisywania
Pracownik sprawdza gotowy dokument zamiast budować go od zera.
-
Mniej pomyłek w pozycjach
Walidacja wychwytuje brakujące produkty, nietypowe ilości i ceny, zanim dokument trafi do ERP.
-
Szybsza realizacja
Zamówienie trafia do systemu bez czekania w kolejce na osobę, która je przepisze.
-
Pełny ślad operacji
Wiesz, kto zatwierdził dokument, co poprawił i z jakiego e-maila pochodził.
Skalę efektu mierzymy w pilotażu na Twoich danych. Nie podajemy z góry procentów oszczędności - zależą od jakości danych i liczby wyjątków. Orientacyjny szacunek policzysz w kalkulatorze potencjału automatyzacji.
Zakres realizacji
Co obejmuje wdrożenie
-
Odbiór dokumentów
Pobieranie z dedykowanej skrzynki, folderu albo przez API. Obsługa załączników i treści wiadomości.
-
Ekstrakcja danych
Odczyt nagłówka (klient, NIP, adres dostawy, termin) i pozycji (kod, nazwa, ilość, jednostka, cena) z dokumentów w różnych układach.
-
Dopasowanie do kartoteki
Powiązanie pozycji z produktami w ERP na podstawie kodów, nazw, historii zamówień i słownika zamienników klienta.
-
Walidacja i wyjątki
Kontrola braków, cen, minimów logistycznych i duplikatów. Niepewne przypadki trafiają do akceptacji z opisem przyczyny.
-
Panel akceptacji
Prosty widok dokumentu obok oryginału, z możliwością poprawy i zatwierdzenia jednym kliknięciem.
-
Zapis w ERP i monitoring
Utworzenie dokumentu w ERP przez dostępny interfejs, log operacji, alerty o błędach i raport jakości z każdego tygodnia.
Nie budujemy tu systemu do faktur z KSeF - te przetwarzamy zwykłą integracją bez AI. Zobacz KSeF i automatyzację zamówień z marketplace, gdzie dane mają stały format.
FAQ
Najczęstsze pytania
Jakie formaty dokumentów da się przetwarzać?
Treść e-maili, PDF-y tekstowe, skany i zdjęcia, pliki Excel i CSV. Najlepiej działają PDF-y wygenerowane z systemów klientów. Skany słabej jakości i pismo odręczne obniżają skuteczność - dlatego sprawdzamy je osobno w pilotażu na Twoich dokumentach.
Co, jeśli klient używa własnych kodów lub nazw produktów?
To najczęstszy przypadek. Dopasowanie korzysta z kartoteki ERP, historii zamówień danego klienta i słownika zamienników, który rośnie z każdą zatwierdzoną korektą. Pozycje bez pewnego dopasowania trafiają do akceptacji, zamiast zgadywać.
Czy dokument trafi do ERP bez kontroli?
Na początku nie. Każdy dokument przechodzi walidację, a pracownik zatwierdza go w panelu. Automatyczny zapis włączamy dopiero dla przypadków, które w pilotażu i na produkcji przechodzą bez korekt - i tylko wtedy, gdy tego chcesz.
Do jakich systemów można przekazywać dokumenty?
Najczęściej do Subiekta (GT, nexo) i Comarch Optima, a także do innych ERP, CRM lub Base, jeśli udostępniają API albo inny stabilny interfejs. Sposób zapisu ustalamy w audycie dla konkretnej wersji systemu.
Czy faktury z KSeF też trzeba odczytywać przez AI?
Nie. Faktury z KSeF mają ustrukturyzowany XML i przetwarza się je zwykłą integracją, bez modelu językowego. AI przydaje się przy dokumentach spoza KSeF: zamówieniach od klientów, specyfikacjach, dokumentach zagranicznych. Więcej: odbiór faktur z KSeF do Subiekta i Optimy.
Czy muszę zmieniać skrzynkę pocztową albo sposób, w jaki klienci wysyłają zamówienia?
Zwykle nie. Najprościej jest przekierować zamówienia na dedykowany adres albo folder, z którego system je pobiera. Klienci wysyłają dokumenty jak dotąd.
Następny krok
Opisz proces, który chcesz zautomatyzować
Wystarczy kilka zdań. Odpowiemy, czy AI ma tu sens, czy wystarczy klasyczna automatyzacja, i zaproponujemy pierwszy krok.
- Opis czyta osoba techniczna, nie handlowiec ze skryptem.
- Odpowiedź zwykle w ciągu 2 godzin w dni robocze.
- Na tym etapie nie potrzebujemy dokumentów ani danych Twoich klientów.
Wolisz porozmawiać?
Umów 15-minutową konsultacjęDziękujemy, opis procesu dotarł do zespołu
Odpowiadamy zwykle w ciągu 2 godzin roboczych: z pytaniami albo propozycją pierwszego kroku. Jeśli AI nie jest tu potrzebne, też to powiemy.