Korekty, zwroty i faktury zakupowe w KSeF przy sprzedaży wielokanałowej

Faktura sprzedaży to łatwa część. Wdrożenia KSeF w e-commerce wywracają się na tym, co dzieje się po niej: zwrot części zamówienia z Allegro, anulowanie po wystawieniu, zmiana danych nabywcy, a z drugiej strony faktury od dostawców, które od teraz przychodzą przez KSeF, a nie mailem. Poniżej, jak ułożyć te przepływy technicznie.

Kiedy wystawia się korektę, a kiedy nową fakturę, i jak księgować dokumenty zakupowe, ustalcie z księgową. Tu opisujemy, który system co robi i jak informacja wraca do zamówienia.

Zasada: korekta powstaje tam, gdzie faktura

Faktury wysłanej do KSeF nie da się usunąć ani poprawić. Zostaje korekta, która też trafia do KSeF. Najprostszy układ, który nie generuje duplikatów:

• faktura w ERP → korekta w ERP,
• faktura w Base → korekta w Base,
• zwrot obsłużony w Base, a faktura w ERP → integracja przekazuje zwrot do ERP, a korekta powstaje w ERP.

Trzeci wariant jest najczęstszy i najczęściej psuty: obsługa klika zwrot w Base, magazyn przyjmuje towar, a korekty nikt nie wystawia, bo w ERP nie ma sygnału.

Trzy zdarzenia, trzy przepływy

flowchart TB
  Z["Zwrot częściowy
(Allegro, sklep)"]:::h --> z1["Zwrot w Base
(pozycje, ilość)"] --> z2[("ERP:
korekta ilościowa")] --> z3["KSeF"]
  z2 -.->|"numer, status"| z1
  A["Anulowanie
po fakturze"]:::h --> a1["Anulowanie w Base"] --> a2[("ERP:
korekta do zera")] --> a3["KSeF"]
  a2 -.->|"status"| a1
  D["Zmiana danych
nabywcy"]:::h --> d1["Zgłoszenie klienta"] --> d2[("ERP: korekta danych
lub do zera + nowa FA")] --> d3["KSeF"]
  classDef n fill:#eff6ff,stroke:#2563eb,color:#0f172a;
  classDef h fill:#071330,stroke:#071330,color:#ffffff,font-weight:bold;
  class z1,z2,z3,a1,a2,a3,d1,d2,d3 n;

Zwrot częściowy. Base wie, które pozycje i ile sztuk wróciło. Ta informacja musi dojść do ERP jako podstawa korekty ilościowej. Integracja przenosi zwrot, ERP wystawia korektę, numer korekty wraca do zamówienia.

Anulowanie po wystawieniu. Zamówienie opłacone, faktura w KSeF, klient rezygnuje przed wysyłką. ERP wystawia korektę do zera. Integracja nie może „usunąć” faktury ani wystawić nowej na inne zamówienie.

Błędne dane nabywcy. NIP, nazwa, adres. Jak to poprawić, zależy od przypadku i ustala to księgowa. Technicznie ważne jest jedno: integracja nie może nadpisać danych w już wysłanej fakturze i udawać, że problemu nie było.

Dane, które muszą wrócić do Base

Po korekcie obsługa w Base powinna widzieć:

• numer korekty i numer KSeF korekty,
• status (wysłana, w kolejce, odrzucona),
• kwotę do zwrotu klientowi, jeśli zwrot pieniędzy robi się z Base lub z bramki.

Bez tego dział obsługi odpowiada klientowi „sprawdzę i wrócę”, a księgowość dostaje pytania o dokumenty, które już wystawiła.

Faktury zakupowe: druga strona KSeF

Od dostawców faktury przychodzą przez KSeF, nie mailem. Dla sklepu z kilkoma hurtowniami to zmiana procesu przyjęcia towaru:

1. ERP pobiera faktury zakupowe z KSeF (większość ERP ma to w module KSeF, zakres zależy od wersji).
2. Faktura zakupu jest dopasowywana do zamówienia do dostawcy albo do przyjęcia magazynowego (PZ).
3. Pozycje z faktury mapują się na kartotekę po EAN albo kodzie dostawcy.
4. Różnice między PZ a fakturą (ilość, cena) trafiają do kogoś, kto je wyjaśni.

Punkt 3 i 4 to miejsce na integrację. Samo pobranie faktury z KSeF jest w ERP. Dopasowanie do przyjęć i kartoteki, przy kilkuset pozycjach tygodniowo, to już praca, którą albo robi człowiek, albo middleware.

Co przetestować przed startem

1. Zwrot jednej sztuki z zamówienia na trzy pozycje: korekta w ERP, numer w Base.
2. Anulowanie opłaconego zamówienia po fakturze: korekta do zera, zwrot środków.
3. Zwrot zgłoszony w Base, gdy KSeF jest niedostępny: korekta czeka w kolejce, Base widzi stan.
4. Faktura zakupowa z KSeF do zamówienia, którego ilości się nie zgadzają: różnica trafia do kogoś, nie znika.

Powiązane

• Integracja KSeF: sklep, Base i ERP
• Faktury z zamówień w Base i ERP
• KSeF w Comarch Optima przy sprzedaży przez Base i sklep
• KSeF w Subiekcie GT i nexo przy sprzedaży przez Base
• Automatyzacja faktur

Opiszcie, jak dziś obsługujecie zwroty i skąd przychodzą faktury zakupowe - odpowiemy, co da się domknąć konfiguracją, a co wymaga integracji.