BaseLinker nie działa albo przestał synchronizować? Naprawa Base i integracji z ERP

Typowe przyczyny

• Aktualizacja ERP Po aktualizacji Subiekta lub Optimy łącznik integracji nie może się zalogować albo wymaga nowszej wersji. Komunikat dotyczy zwykle uprawnień operatora albo użytkownika, przez którego łącznik loguje się do ERP.
• Aktualizacja Windows Komputer albo serwer z ERP uruchomił się ponownie po aktualizacji systemu, a program lub usługa łącznika nie wystartowała sama.
• Zmiana po stronie Allegro Od 1 października przy etykietach „Wysyłam z Allegro” numer telefonu musi mieć prefiks +48. Program, który wysyła numer w starym formacie, dostaje błąd numeru telefonu przy tworzeniu etykiety.

Sprawdź w 5 minut

1. Otwórz w Base zamówienie, które nie dotarło do ERP, i sprawdź jego status. Integracja zwykle pobiera zamówienia z jednego, wybranego statusu, więc zamówienie w innym statusie po prostu czeka.
2. Na komputerze lub serwerze z ERP sprawdź, czy łącznik działa i kiedy ostatnio pobrał zamówienia. Tę datę pokazuje zwykle okno programu albo jego dziennik zdarzeń.
3. Porównaj tę datę z datą ostatniej aktualizacji ERP i ostatniego restartu Windows. Jeśli się pokrywają, masz najbardziej prawdopodobną przyczynę.
4. Przy etykietach sprawdź numer telefonu w danych nadawcy i w zamówieniu, którego etykieta nie przeszła. Zacznij od numerów zapisanych bez +48.

Typowe przyczyny

• Brak mapowania Pole zamówienia zawiera znak albo ma długość, której ERP nie przyjmuje. Komunikat w rodzaju „niedozwolone znaki w polu” często nie podaje, o które pole chodzi.
• Konfiguracja W kartotece ERP jest kilku kontrahentów z tym samym NIP. Integracja nie wie, którego wybrać, i dokument nie powstaje.
• Brak mapowania Dane odbiorcy paczki trafiają w pole nabywcy. Faktura wychodzi wtedy na osobę, która odebrała paczkę, zamiast na firmę, która zapłaciła.
• Brak mapowania Produkt z Allegro albo ze sklepu nie jest powiązany z kartoteką w ERP po SKU albo kodzie kreskowym, więc pozycja zamówienia nie ma odpowiednika.

Sprawdź w 5 minut

1. Weź 3-5 zamówień bez dokumentu i poszukaj wspólnej cechy: ten sam kanał, klient z NIP, ten sam produkt, znak specjalny w adresie albo nazwie firmy.
2. Wyszukaj w ERP NIP z jednego z tych zamówień. Jeśli wyszukiwanie zwraca więcej niż jednego kontrahenta, masz przyczynę albo jedną z nich.
3. Sprawdź, czy SKU albo kod kreskowy każdej pozycji istnieje w kartotece ERP.
4. Porównaj dane nabywcy i odbiorcy w zamówieniu w Base z danymi na dokumencie, który już powstał.

Typowe przyczyny

• Konfiguracja W Subiekcie stan schodzi dopiero przy dokumencie końcowym, czyli fakturze albo paragonie. Do tego czasu Allegro widzi pełny stan i sprzedaje dalej.
• Konfiguracja Stan zmienia się w kilku miejscach (ERP, Base, panel sklepu), a synchronizacja działa w obie strony. Wygrywa zmiana, która zsynchronizuje się później.
• Brak mapowania Oferta na Allegro nie jest powiązana z produktem w magazynie Base albo jest powiązana z innym produktem. Taka oferta nie dostaje aktualizacji stanu.
• Konfiguracja Synchronizacja stanów działa za rzadko jak na tempo sprzedaży, więc ten sam towar schodzi w kilku kanałach, zanim któryś dostanie nowy stan.

Sprawdź w 5 minut

1. Wybierz produkt, który ostatnio się wyprzedał. Porównaj stan w ERP, w magazynie Base i na ofercie Allegro.
2. Na świeżym zamówieniu tego produktu sprawdź, czy stan w ERP zmienia się po przyjęciu zamówienia, czy dopiero po wystawieniu faktury.
3. W Base sprawdź, czy oferta jest powiązana z produktem w magazynie i z którego magazynu bierze stan.
4. Zapytaj zespół, gdzie poprawia stan po inwentaryzacji i po zwrocie. Dwie różne odpowiedzi oznaczają dwa miejsca zmiany stanu.

Typowe przyczyny

• Konfiguracja Zwrot jest przyjmowany w Base, a korekta i przyjęcie towaru w ERP powstają ręcznie. Po kilku tygodniach stany i dokumenty w obu systemach się różnią.
• Brak mapowania Integracja przenosi do ERP zamówienia, ale nie zwroty. ERP nie wie o zwrocie, dopóki ktoś go nie wpisze.
• Konfiguracja Towar wraca na stan dopiero po ręcznym przyjęciu, a oferta na Allegro pozostaje zakończona, aż ktoś ją wznowi.

Sprawdź w 5 minut

1. Weź ostatni zwrot z Allegro i sprawdź trzy rzeczy: czy jest w Base, czy w ERP jest do niego korekta i czy towar wrócił na stan.
2. Zapytaj osobę od zwrotów, w którym programie zaczyna ich obsługę. Jeśli w Base, a korekty są w ERP, sprawdź, co przenosi informację o zwrocie między nimi.
3. Policz zwroty z ostatniego miesiąca, które ktoś przepisywał ręcznie. Ta liczba pomoże ocenić, czy przeniesienie ich na integrację się opłaca.

Typowe przyczyny

• Aktualizacja ERP Po aktualizacji ERP automatyczna wysyłka do KSeF potrafi przestać działać bez komunikatu. Użytkownicy Subiekta nexo opisywali taką sytuację po aktualizacji do wersji 61.1.1.
• Konfiguracja Faktury czekają w kolejce po niedostępności KSeF i nikt nie sprawdza, czy kolejka się opróżniła.

Sprawdź w 5 minut

1. W ERP wyfiltruj faktury sprzedaży z ostatnich 7 dni bez numeru KSeF. Każda taka faktura wymaga wyjaśnienia.
2. Porównaj datę ostatniej faktury z numerem KSeF z datą ostatniej aktualizacji ERP. Jeśli wysyłka stanęła tego samego dnia, przyczyny szukaj w aktualizacji.
3. W ustawieniach KSeF w ERP sprawdź, czy automatyczna wysyłka jest nadal włączona.

Sprawdź w 5 minut

1. Spisz, co miało działać według oferty lub umowy, i obok, co działa dziś. Różnica to zakres dokończenia.
2. Otwórz w Base listę akcji automatycznych i statusów. Zaznacz te, których nikt w zespole nie potrafi wyjaśnić.
3. Sprawdź, czy masz dostęp administratora do Base, ERP i komputera z łącznikiem. Bez niego dokończenie wymaga udziału poprzedniego wdrożeniowca.