Wdrożenia AI · Asystent na wiedzy firmy
Wewnętrzny asystent AI, który odpowiada na podstawie dokumentów Twojej firmy
Procedury, instrukcje, cenniki i ustalenia są rozproszone w setkach plików. Asystent AI wyszukuje właściwe fragmenty i odpowiada na pytanie pracownika, wskazując dokument, z którego pochodzi odpowiedź - i tylko w zakresie, do którego ta osoba ma dostęp.
Pierwszy krok: audyt procesu od 1 500 zł netto albo bezpłatna 15-minutowa rozmowa.
Problem
Wiedza jest w firmie, tylko trudno ją znaleźć
Nowy pracownik pyta doświadczonego kolegę, jak obsłużyć reklamację. Handlowiec szuka w trzech folderach aktualnych warunków dostawy. Serwisant przegląda PDF instrukcji, żeby znaleźć jeden parametr.
Każde takie pytanie to kilka lub kilkanaście minut - i odrywanie od pracy osób, które znają odpowiedź. Ogólny czat AI nie pomoże, bo nie zna Twoich dokumentów, a wklejanie do niego firmowych plików rodzi pytania o bezpieczeństwo danych.
Przed i po wdrożeniu
Jedno pytanie pracownika
Dziś (ręcznie)
- 01 Pracownik nie wie, w którym folderze jest właściwa procedura.
- 02 Przegląda kilka wersji dokumentu i nie jest pewny, która jest aktualna.
- 03 Pyta kolegę, który przerywa swoją pracę.
- 04 Odpowiedź zostaje w rozmowie - następna osoba pyta o to samo.
Po wdrożeniu
- 01 Pracownik zadaje pytanie zwykłym językiem.
- 02 Asystent wyszukuje fragmenty w dokumentach, do których ta osoba ma dostęp.
- 03 Odpowiedź zawiera odnośniki do źródeł i datę dokumentu.
- 04 Pytania bez odpowiedzi trafiają do raportu - wiesz, czego brakuje w dokumentacji.
Jak powstaje odpowiedź
-
Wejście
Pytanie pracownika
zwykłym językiem
-
Reguły
Uprawnienia
co ta osoba może zobaczyć
-
System
Wyszukiwanie w indeksie
fragmenty dokumentów
-
Model AI
Odpowiedź modelu
tylko na podstawie fragmentów
-
Człowiek
Odpowiedź ze źródłami
pracownik weryfikuje
Korzyści biznesowe
Co zyskuje zespół
-
Krótszy czas szukania
Odpowiedź z odnośnikiem do dokumentu zamiast przeglądania folderów.
-
Mniej przerywania ekspertom
Doświadczeni pracownicy rzadziej odpowiadają na te same pytania.
-
Szybsze wdrożenie nowych osób
Nowy pracownik sam znajduje procedury i ustalenia.
-
Widoczne luki w dokumentacji
Raport pytań bez odpowiedzi pokazuje, co warto opisać.
Skalę efektu mierzymy w pilotażu na Twoich danych. Nie podajemy z góry procentów oszczędności - zależą od jakości danych i liczby wyjątków. Orientacyjny szacunek policzysz w kalkulatorze potencjału automatyzacji.
Zakres realizacji
Co obejmuje wdrożenie asystenta
-
Inwentaryzacja źródeł
Które dokumenty są aktualne, kto jest ich właścicielem i kto powinien mieć do nich dostęp.
-
Indeks i synchronizacja
Przygotowanie dokumentów do wyszukiwania i automatyczna aktualizacja po zmianach w źródłach.
-
Uprawnienia
Odwzorowanie dostępu z obecnych narzędzi albo ról w firmie, tak żeby odpowiedź zależała od tego, kto pyta.
-
Interfejs
Panel w przeglądarce albo integracja z narzędziem, którego zespół już używa - zależnie od jego możliwości.
-
Zestaw testowy i pomiar jakości
Pytania z oczekiwanymi odpowiedziami, uruchamiane przed startem i po każdej zmianie modelu lub dokumentów.
-
Monitoring i rozwój
Log pytań, ocena odpowiedzi przez użytkowników, raport luk w dokumentacji i koszt modelu w podziale na miesiące.
Jeśli odpowiedzi mają korzystać także z danych w ERP (stany, ceny, należności), łączymy asystenta z systemem - zobacz integracje AI z ERP i CRM.
FAQ
Najczęstsze pytania
Czym jest RAG i czym różni się od wgrania plików do ChatGPT?
RAG (retrieval-augmented generation) to podejście, w którym asystent przed odpowiedzią wyszukuje fragmenty Twoich dokumentów i odpowiada tylko na ich podstawie. W odróżnieniu od wgrywania plików do czatu: indeks obejmuje całą bazę wiedzy, aktualizuje się automatycznie, respektuje uprawnienia i każda odpowiedź wskazuje źródło.
Czy asystent będzie wymyślał odpowiedzi?
Ryzyka nie da się wyeliminować całkowicie, ale można je mocno ograniczyć: asystent odpowiada tylko na podstawie znalezionych fragmentów, pokazuje źródła, a gdy ich brakuje, mówi, że nie zna odpowiedzi. Jakość mierzymy na zestawie pytań testowych przed udostępnieniem pracownikom. Więcej: halucynacje AI - jak firma się chroni.
Czy pracownik zobaczy dokumenty, do których nie ma dostępu?
Nie powinien i projektujemy to tak, żeby nie mógł. Asystent przy wyszukiwaniu uwzględnia uprawnienia użytkownika - fragmenty z dokumentów niedostępnych dla danej osoby nie trafiają do odpowiedzi. Sposób odwzorowania uprawnień zależy od źródła dokumentów i ustalamy go w audycie.
Z jakich źródeł asystent może korzystać?
Najczęściej z plików PDF, Word i Excel na dyskach sieciowych lub w chmurze, firmowych wiki i baz wiedzy, a także z eksportów z systemów. Lista źródeł i sposób ich synchronizacji zależą od narzędzi, których używasz - sprawdzamy to na początku projektu.
Jak asystent pozostaje aktualny, gdy dokumenty się zmieniają?
Indeks aktualizuje się automatycznie po zmianie dokumentu, według harmonogramu albo zdarzeń ze źródła. Odpowiedź wskazuje wersję i datę dokumentu, więc pracownik widzi, na czym się opiera.
Czy taki asystent może odpowiadać też klientom?
Może, ale zalecamy zacząć od wersji wewnętrznej. Pracownicy szybciej wychwycą luki w dokumentacji i błędne odpowiedzi. Udostępnienie klientom wymaga osobnej oceny treści, tonu i odpowiedzialności za odpowiedzi.
Następny krok
Opisz proces, który chcesz zautomatyzować
Wystarczy kilka zdań. Odpowiemy, czy AI ma tu sens, czy wystarczy klasyczna automatyzacja, i zaproponujemy pierwszy krok.
- Opis czyta osoba techniczna, nie handlowiec ze skryptem.
- Odpowiedź zwykle w ciągu 2 godzin w dni robocze.
- Na tym etapie nie potrzebujemy dokumentów ani danych Twoich klientów.
Wolisz porozmawiać?
Umów 15-minutową konsultacjęDziękujemy, opis procesu dotarł do zespołu
Odpowiadamy zwykle w ciągu 2 godzin roboczych: z pytaniami albo propozycją pierwszego kroku. Jeśli AI nie jest tu potrzebne, też to powiemy.