Gotowa wtyczka czy dedykowana integracja? Jak to policzyć

Porównanie „wtyczka za 200 zł/mc kontra integracja za 15 000 zł” rozstrzyga się zwykle po pierwszej liczbie. To zły rachunek, bo pomija dwie pozycje: ile kosztuje ręczna praca w miejscach, których wtyczka nie obsługuje, i ile kosztuje utrzymanie przez kolejne lata.

Poniżej obie kolumny, na liczbach.

Co policzyć po stronie gotowej wtyczki

Abonament. Wtyczka do integracji ERP ze sklepem to zwykle 150-600 zł/mc, zależnie od liczby dokumentów i kanałów. Przy trzech latach: 5 400-21 600 zł.

Praca ręczna w lukach. Tu leży większość kosztu, a nie widać go na fakturze. Typowe luki: rozpoznawanie kontrahenta po NIP przy zamówieniach B2B, ceny kontraktowe per klient, zwrot częściowy, mapowanie stawek VAT przy sprzedaży zagranicznej.

Pół godziny dziennie na poprawki to 125 godzin rocznie. Przy koszcie pracownika 60 zł/h - 7 500 zł rocznie, 22 500 zł przez trzy lata. Sama ta pozycja bywa większa niż wdrożenie dedykowane.

Koszt błędów. Nadsprzedaż z rozjechanych stanów, korekta faktury, reklamacja. Przy 40 zamówieniach dziennie i 1% błędnych to 100 spraw rocznie do wyprostowania.

Ryzyko po stronie dostawcy. Wtyczka może zostać wycofana, przepisana albo podrożeć. Przy zmianie wersji sklepu (na przykład PrestaShop 1.7 → 8) czeka się, aż dostawca wypuści zgodną wersję - bez wpływu na termin.

Co policzyć po stronie dedykowanej

Wdrożenie. Przy typowym zakresie „sklep + BaseLinker + ERP” to 20-30 dni roboczych. Przykładowy rozkład takiego zakresu opisaliśmy w przykładowej analizie przedwdrożeniowej.

Utrzymanie. Największa pozycja pomijana w kalkulacjach. Zmiana w API BaseLinkera albo w wersji ERP to poprawka po Waszej stronie. Bez umowy utrzymaniowej integracja psuje się przy pierwszej większej zmianie wersji - tyle że kilka miesięcy później, gdy nikt już nie pamięta, jak działa.

Realny budżet utrzymania: 0,5-1 dzień roboczy na kwartał na przeglądy i drobne poprawki, plus reakcja na zmiany po stronie dostawców.

Koszt wejścia w nową funkcję. Przy własnym kodzie kolejna reguła to godziny. Przy wtyczce - albo jest w konfiguracji, albo nie ma jej wcale.

Co zmieniło generowanie kodu przez modele językowe

Skróciło się pisanie kodu, o którym już wiadomo, jak ma działać: klient API, mapper między dwoma formatami, paginacja, obsługa retry, testy jednostkowe. Robota na godziny zamiast na dni.

Nie skróciło się:

• ustalenie, który system rządzi ceną i kiedy powstaje faktura;
• uporządkowanie danych - przy niespójnych SKU integracja tylko szybciej rozniesie bałagan;
• utrzymanie przez kolejne lata;
• reakcja, gdy synchronizacja stanie w piątek o 16:00.

Praktyczny skutek: zakres wyceniany kiedyś na 25 dni roboczych schodzi bliżej 15-18. Dolna granica opłacalności przesunęła się w dół, ale nie zniknęła.

Kiedy zostać przy wtyczce

• proces mieści się w konfiguracji: zamówienie ze sklepu do ERP, faktura, stan;
• systemy są popularne, a wtyczka ma aktywne wydania z ostatnich miesięcy;
• nie ma nikogo po Waszej stronie, kto odpowiadałby za własny kod;
• ręczne poprawki zajmują kilkanaście minut dziennie, nie kilka godzin.

W takim układzie dedykowana integracja odtwarza coś, co już działa. Dlatego najpierw sprawdzamy, czy wystarczy gotowy konektor albo SellIntegro.

Kiedy policzyć dedykowaną

• wtyczka pokrywa większość procesu, a resztę robicie ręcznie codziennie;
• płacicie abonamenty za trzy narzędzia, z których używacie po jednej funkcji;
• partner wymaga formatu, którego wtyczka nie obsługuje (EDI, własne API, plik o ustalonej strukturze);
• reguły rabatowe albo cennikowe nie mieszczą się w konfiguracji;
• wtyczka blokuje aktualizację sklepu lub ERP.

Rachunek w czterech krokach

1. Wypisz operacje robione ręcznie mimo posiadanych narzędzi i zmierz je przez tydzień.
2. Zsumuj abonamenty narzędzi obsługujących ten jeden proces.
3. Dodaj koszt błędów: korekty, nadsprzedaż, reklamacje.
4. Porównaj z wdrożeniem plus utrzymaniem przez trzy lata.

Jeśli wynik nie wychodzi wyraźnie na korzyść dedykowanej, zostań przy wtyczce. Zasada się nie zmieniła: dedykowanej integracji nie proponujemy, gdy wystarczy konfiguracja albo gotowe narzędzie. Zmieniło się miejsce, w którym przebiega granica.