Stany w Base nie zgadzają się z ERP: 7 najczęstszych przyczyn

Rozjazd stanów między Base, ERP i sklepem ma zwykle jedną z siedmiu przyczyn. Sprawdzamy je w tej kolejności: pierwsze trzy naprawia się konfiguracją, bez programowania.

flowchart LR
  subgraph DOBRZE["Jedno źródło prawdy"]
    direction LR
    e2[("ERP
źródło stanów")] -->|"stany"| b2["Base"]
    b2 -->|"stany"| s2["Sklep / Allegro"]
    s2 -.->|"zamówienia"| b2
    b2 -.->|"zamówienia, dokumenty"| e2
  end
  subgraph ZLE["Dwa źródła prawdy"]
    direction LR
    e1[("ERP")] <-->|"stany w obie strony"| b1["Base"]
    b1 <-->|"stany w obie strony"| s1["Sklep / Allegro"]
  end
  classDef bad fill:#fef2f2,stroke:#b91c1c,color:#0f172a;
  classDef good fill:#ecfdf5,stroke:#15803d,color:#0f172a;
  class e1,b1,s1 bad;
  class e2,b2,s2 good;

1. Dwa systemy są źródłem prawdy

Stan można zmienić w ERP, w Base i w panelu sklepu, a synchronizacja działa w obie strony. Wygrywa ta zmiana, która zsynchronizuje się później.

Jak sprawdzić: zapytajcie zespół, gdzie poprawia stan po inwentaryzacji i po zwrocie. Różne odpowiedzi = ta przyczyna.

Co zmienić: jedno źródło prawdy dla stanów (zwykle ERP albo magazyn), synchronizacja w jedną stronę. Pozostałe systemy stany tylko odczytują.

2. Za rzadka synchronizacja

Stany z ERP wysyłane raz dziennie albo co kilka godzin. Przy sprzedaży w sklepie, na Allegro i stacjonarnie ten sam towar schodzi w kilku kanałach, zanim któryś dostanie aktualny stan. Skutek: nadsprzedaż.

Co zmienić: częstotliwość dopasowana do rotacji towaru - zwykle wystarczy ustawienie w integracji. Dla towaru, którego jest mało i szybko schodzi: bufor, czyli wystawianie o 1-2 sztuki mniej niż na magazynie.

3. Rezerwacje liczone inaczej

ERP odejmuje towar po wystawieniu dokumentu, Base - po przyjęciu zamówienia (albo odwrotnie). Przez pewien czas systemy pokazują różne liczby.

Jak sprawdzić: porównajcie stan w obu systemach zaraz po złożeniu zamówienia i zaraz po wystawieniu faktury. Różnica, która pojawia się i znika, to rezerwacje.

Co zmienić: do sklepu i marketplace wysyłajcie stan dostępny (po odjęciu rezerwacji), nie fizyczny.

4. Źle zmapowane magazyny

W ERP jest magazyn główny, sklep stacjonarny i towar u dostawcy. Do Base trafia suma, jeden magazyn albo - po starej zmianie konfiguracji - niewłaściwy magazyn.

Co zmienić: tabela: magazyn w ERP → magazyn w Base → kanały sprzedaży. Sprawdźcie ją z obecną konfiguracją integracji.

5. Produkty powiązane po złym identyfikatorze

Integracja łączy produkty po SKU, EAN albo własnym kodzie. Typowe błędy:

• ten sam SKU dla dwóch produktów (np. stary i nowy),
• warianty (rozmiar, kolor) jako osobne kartoteki w ERP i jeden produkt w sklepie,
• zestaw jako jeden produkt w sklepie i kilka pozycji w magazynie.

Produkt bez powiązania nie dostaje aktualizacji stanu. W panelu wygląda normalnie, tylko stan jest stary.

Jak sprawdzić: eksport produktów z obu systemów i porównanie identyfikatorów w arkuszu. Duplikaty i braki widać od razu.

6. Zwroty, korekty, przesunięcia

Zwrot przyjęty w Base, a nie w ERP. Korekta faktury bez przyjęcia towaru. Przesunięcie między magazynami zrobione tylko w jednym systemie. Pojedynczo drobne, po miesiącu różnica jest widoczna.

Co zmienić: jedno miejsce obsługi zwrotów i korekt. Jeśli zwroty obsługuje się w Base, integracja musi przenosić je do ERP.

7. Błędy synchronizacji bez powiadomień

ERP nie odpowiada albo odrzuca dane, błąd trafia do logu, którego nikt nie czyta. Stany nie aktualizują się przez godziny albo dni.

Co zmienić: sprawdźcie, gdzie integracja zapisuje błędy. Minimum to powiadomienie mailem, gdy synchronizacja się nie udała. Więcej o historii zmian: audit log w wymianie danych.

Kiedy potrzebna jest dedykowana integracja

Gdy przyczyny 1-7 są wyjaśnione, a nadal:

• gotowa integracja nie obsługuje Waszego układu magazynów albo zestawów,
• potrzebne są reguły, których narzędzie nie ma (np. różne bufory dla kanałów),
• synchronizacja co kilka minut nie nadąża za wolumenem.

Szczegóły dla ERP: Base + Subiekt, Base + Comarch Optima, Base + Wapro. Ogólnie: synchronizacja stanów magazynowych.

Nie wiecie, która przyczyna dotyczy Was? Opiszcie problem. Naprawa albo zmiana konfiguracji kosztuje od około 1 000 zł netto (cennik).