Empik i Hebe przez Base: dane produktu, akceptacja zamówień i stany

Base ma gotowe, dwukierunkowe integracje z Empikiem i z Hebe. Samo połączenie konta zajmuje kilka minut. Tygodnie schodzą na czym innym: na danych produktu, które marketplace musi przyjąć do swojego katalogu, i na ustaleniu, który system odpowiada za stan, zamówienie i dokument sprzedaży.

Ten tekst opisuje, co dokładnie musi działać, zanim pierwsza oferta pojawi się na Empiku albo w Hebe, i co psuje się najczęściej po starcie.

Kto za co odpowiada

flowchart LR
  erp[("ERP / magazyn
stany, dokumenty")] -->|"stany, ceny"| base["Base
katalog, zamówienia"]
  shop["Sklep
WooCommerce, PrestaShop"] -->|"zamówienia"| base
  base -->|"oferty, stany, ceny"| empik["Empik"]
  base -->|"oferty, stany, ceny"| hebe["Hebe"]
  empik -.->|"zamówienia"| base
  hebe -.->|"zamówienia"| base
  base -.->|"zamówienia, dokumenty"| erp
  base -->|"statusy, numery przesyłek"| empik
  base -->|"numery przesyłek"| hebe

Podział odpowiedzialności, który trzeba spisać przed konfiguracją:

Jeżeli w którymś wierszu są dwa źródła, rozjazd jest kwestią czasu. Mechanizm opisujemy w tekście o rozjeździe stanów między Base a ERP.

Karta produktu: oferta to nie produkt

Na Allegro wystawiasz ofertę i w niej opisujesz towar. Empik działa inaczej: najpierw musi istnieć produkt w katalogu Empiku, a dopiero do niego podpinasz swoją ofertę (cenę, stan, czas wysyłki). Jedna karta produktu jest wspólna dla wszystkich sprzedawców. Jeśli ktoś dodał ten produkt przed Tobą, Twoja oferta pokaże się z jego zdjęciami i opisem.

Konsekwencje dla integracji:

• EAN jest kluczem. Empik dopasowuje ofertę do produktu po EAN. Bez kodu oferta się nie wystawi. Wyjątek dotyczy producenta albo wyłącznego dystrybutora: najpierw zgoda Empiku, potem prośba do Base o wyłączenie wymogu EAN na koncie.
• Nowy produkt przechodzi weryfikację. Empik sprawdza tytuł, opis, zdjęcia i parametry. Według pomocy Base trwa to od kilku minut do kilku godzin; w praktyce planuj do 3 dni na pierwszą partię.
• Po akceptacji karty nie poprawisz z Base. Zmiany w zaakceptowanej karcie zgłaszasz do obsługi Empiku. Dlatego karta musi być dobra przy pierwszym wysłaniu.
• Warianty (np. pojemności kosmetyku) dodajesz jako osobne produkty i prosisz obsługę Empiku o połączenie ich w jedną ofertę.
• SKU ma limit 26 znaków. Dłuższy kod kończy się błędem „Nieprawidłowy SKU”. Jeśli Twoje SKU w ERP są dłuższe, potrzebne jest mapowanie, a nie skracanie kodów w ERP.

Dla nowej marki oznacza to jedno: produktów nie ma jeszcze w żadnym katalogu, więc każdą kartę tworzysz sam i każda przechodzi weryfikację. Zestawy (np. pianka + tonik + serum) potrzebują własnego EAN, bo dla marketplace to osobny produkt.

Kosmetyki i suplementy

Hebe i kosmetyczna część Empiku sprzedają produkty, które przed wejściem na rynek UE muszą mieć porządek w dokumentach: kosmetyk zgłoszony w CPNP, skład INCI i oznakowanie po polsku, suplement zgłoszony do GIS. Marketplace może poprosić o te dane przy zakładaniu karty. Trzymaj je w katalogu jako atrybuty produktu, a nie w PDF-ach na dysku, bo ten sam zestaw danych przyda się na każdym kolejnym kanale.

Zamówienie: od pobrania do statusu

stateDiagram-v2
  state "W ERP" as WERP
  [*] --> Nowe: Base pobiera z Empik / Hebe
  Nowe --> Potwierdzone: akceptacja (ręczna albo automatyczna)
  Nowe --> Anulowane: brak towaru
  Potwierdzone --> WERP: dokument sprzedaży
  WERP --> Wysłane: etykieta, numer przesyłki
  Wysłane --> [*]: status i numer wracają na marketplace
  Potwierdzone --> Anulowane: anulacja przed wysyłką

Trzy miejsca, w których zamówienia z Empiku gubią się najczęściej:

1. Akceptacja. Zamówienie z Empiku trzeba potwierdzić w panelu Empiku albo włączyć automatyczne potwierdzanie w Base. Jeśli nikt tego nie ustawi, zamówienia czekają, a marketplace liczy to jako problem z obsługą. Automatyczna akceptacja ma sens tylko wtedy, gdy stany są aktualne. Inaczej akceptujesz zamówienia na towar, którego nie masz.
2. Statusy. Zmiana statusu w Base zmienia status zamówienia na Empiku. To wygodne, ale znaczy też, że mapowanie statusów w Base jest częścią umowy z klientem: status „wysłane” ustawiony przez pomyłkę idzie prosto do kupującego.
3. Przewoźnicy. Numer przesyłki wraca na marketplace tylko wtedy, gdy etykieta powstaje w Base albo numer do Base wraca. Jeśli magazyn nadaje paczki w osobnym programie, potrzebne jest połączenie zwrotne.

Stany: aktywne i nieaktywne oferty

Gdy stan spadnie do zera, oferta na Empiku przechodzi w nieaktywną. Po dostawie towaru oferta nie zawsze wraca sama. W ustawieniach synchronizacji stanów w Base jest opcja, która zwiększa ilość w ofercie do stanu magazynowego i aktywuje ofertę, jeżeli była nieaktywna. Bez niej towar leży na półce, a oferta wisi jako zakończona.

Dwie zasady, które oszczędzają reklamacji:

• Wysyłaj na marketplace stan dostępny (po odjęciu rezerwacji), nie fizyczny.
• Przy małej liczbie sztuk ustaw bufor: 1 do 2 sztuk mniej niż na magazynie. Sprzedaż w sklepie, na Empiku i w Hebe schodzi z tego samego regału.

Czego Base nie zrobi za Ciebie

Integracja Base z Empikiem ma ograniczenia, które warto znać przed startem:

• trwających ofert nie edytujesz z Base (cena i stan tak, treść nie),
• oferty nie usuniesz z Empiku z poziomu Base, tylko z pamięci Base,
• ofert z Allegro nie przeniesiesz bezpośrednio: najpierw import do katalogu Base z utworzeniem produktów, potem wystawienie na Empiku,
• kategorie w Base pochodzą z API Empiku i mogą się nieznacznie różnić od tych, które widzisz na stronie.

Klucze API i dostęp

Empik pozwala wygenerować jeden klucz API na użytkownika. Jeśli z konta korzysta Base i drugi system (np. narzędzie do cen), każdy dostaje osobnego użytkownika i osobny klucz. Wspólny klucz oznacza, że wygenerowanie nowego w jednym narzędziu wyłącza drugie, a w logach nie widać, kto co zmienił.

To samo dotyczy Base: osobne konta dla magazynu, obsługi klienta i firmy wdrożeniowej, z uprawnieniami tylko do tego, czego potrzebują. Po zakończeniu współpracy z wdrożeniowcem jego konto się wyłącza, a klucze, które widział, generuje się na nowo.

Co monitorować po starcie

Monitory importów w Base pokazują raporty błędów, których nie widać na liście ofert. To pierwsze miejsce, do którego warto zajrzeć, gdy „oferta się nie wystawia”.

Lista kontrolna przed pierwszą ofertą

1. Każdy produkt ma EAN, zestawy mają własny EAN.
2. SKU wysyłane na Empik mają najwyżej 26 znaków.
3. Karta produktu ma komplet: tytuł, opis, zdjęcia, kategorię i wymagane atrybuty; dla kosmetyków skład i dane z oznakowania.
4. Tabela źródeł prawdy (stan, cena, dokument) spisana i zgodna z konfiguracją Base.
5. Zamówienie testowe przechodzi całą drogę: pobranie, akceptacja, dokument w ERP, etykieta, numer przesyłki widoczny u kupującego.
6. Stan zero, a potem dostawa: oferta wraca do aktywnych bez ręcznej interwencji.
7. Osobni użytkownicy i klucze API dla każdego narzędzia.
8. Ktoś konkretny dostaje powiadomienie o niepotwierdzonym zamówieniu.

Jeśli punkt 5 albo 6 wymaga ręcznego kliknięcia, integracja nie jest gotowa na ruch z kampanii.

Powiązane

• Integracja BaseLinker z Empik Marketplace
• Integracja BaseLinker z Hebe
• TikTok Shop z Base i ERP
• Stany w Base nie zgadzają się z ERP: 7 przyczyn
• Faktury z zamówień Base w ERP

Opisz, jakie produkty chcesz wystawić na Empiku albo w Hebe - odpowiem, czego brakuje w danych i ile pracy zostało do startu.