Faktury z zamówień w Base i ERP: gdzie, kiedy i jak je wystawiać

Typowe objawy: ktoś codziennie poprawia NIP na fakturze, ręcznie wystawia faktury do paragonów, pilnuje numeracji albo szuka zamówień z Allegro bez dokumentu. Zanim skonfigurujecie albo zamówicie integrację, ustalcie pięć rzeczy opisanych niżej.

Opisujemy techniczny przepływ dokumentów. Sprawy podatkowe (stawki, moment powstania obowiązku, wyjątki) ustalcie z księgową.

1. W którym systemie powstaje dokument

flowchart LR
  subgraph B["Wariant B: dokument w ERP"]
    direction LR
    z2["Zamówienie
sklep / Allegro"] --> b2["Base"]
    b2 -->|"zamówienie"| e2[("ERP
wystawia fakturę,
zdejmuje stan")]
    e2 -.->|"numer dokumentu, status"| b2
  end
  subgraph A["Wariant A: dokument w Base"]
    direction LR
    z1["Zamówienie
sklep / Allegro"] --> b1["Base
wystawia fakturę"]
    b1 -->|"gotowe dokumenty"| e1[("ERP / księgowość")]
  end
  classDef a fill:#f8fafc,stroke:#64748b,color:#0f172a;
  classDef b fill:#eff6ff,stroke:#2563eb,color:#0f172a;
  class z1,b1,e1 a;
  class z2,b2,e2 b;

• Wariant A - dokument w Base (BaseLinker). Do ERP albo księgowości trafiają gotowe faktury. Prostszy start, sprawdza się przy małej liczbie dokumentów.
• Wariant B - dokument w ERP (Subiekt, Comarch Optima, Wapro). Base przekazuje zamówienie, ERP wystawia fakturę, pilnuje numeracji i magazynu.

Błąd, który widzimy najczęściej: część dokumentów powstaje w Base, część w ERP, zależnie od kanału albo osoby. Skutek: podwójna numeracja i stany w ERP, które się nie zgadzają.

2. Kiedy powstaje faktura

Moment wynika z pracy magazynu. Domyślne ustawienie integracji rzadko do niej pasuje.

3. Paragon czy faktura na NIP

Klient indywidualny - zwykle paragon. Firma - faktura na NIP. Najczęstsze kłopoty:

• NIP wpisany w uwagach do zamówienia zamiast w polu danych firmy,
• prośba o fakturę do paragonu po zakupie,
• ten sam kontrahent kilka razy w ERP, z różnie zapisaną nazwą.

Integracja musi wiedzieć, po czym rozpoznać firmę (zwykle po NIP) i co zrobić, gdy kontrahenta nie ma w ERP: założyć nowego czy przypisać istniejącego.

4. Numeracja i serie

Osobne serie dla sklepu, Allegro i sprzedaży stacjonarnej ułatwiają rozliczenia, jeśli integracja wie, którą serię wybrać. Ustalcie serie przed wdrożeniem - zmiana w trakcie roku to dodatkowa praca dla księgowości.

5. Zwroty i korekty

Zwrot to korekta faktury, przyjęcie towaru na magazyn i zwrot pieniędzy. Jeśli zwrot obsługuje się w Base, a korektę ręcznie w ERP, po kilku tygodniach stany i dokumenty się rozjeżdżają.

Ustalcie, gdzie zaczyna się obsługa zwrotu i jak informacja trafia do pozostałych systemów. Więcej o rozjazdach stanów: Stany w Base nie zgadzają się z ERP.

KSeF

Faktury B2B trafiają do Krajowego Systemu e-Faktur. Integracja musi wysłać fakturę do KSeF i obsłużyć odpowiedź: numer KSeF albo błąd. Decyzje 1-5 pozostają takie same, KSeF to dodatkowy krok w przepływie. Technicznie: integracja KSeF. Kiedy wystarczy moduł KSeF wbudowany w Base: KSeF w Base: natywny moduł czy integracja z ERP.

Od czego zacząć

1. Spiszcie, gdzie dziś powstają dokumenty - osobno dla każdego kanału sprzedaży.
2. Zapiszcie decyzje 1-5 i uzgodnijcie je z księgową.
3. Dopiero potem konfigurujcie albo budujcie integrację.

Często wystarczy zmiana konfiguracji Base i obecnej integracji z ERP. Szczegóły: Base + Subiekt, Base + Comarch Optima, Base + Wapro, automatyzacja faktur.

Opiszcie, co poprawiacie ręcznie - odpowiemy, co da się zautomatyzować.