KSeF w Subiekcie GT i nexo przy sprzedaży przez Base: kto wystawia fakturę i dokąd wraca numer

Subiekt GT i Subiekt nexo mają własną obsługę KSeF: wysyłają faktury, odbierają numer KSeF i UPO. Problem przy sprzedaży przez Base (BaseLinker) nie leży w samym KSeF, tylko w drodze zamówienia do Subiekta i w drodze numeru dokumentu z powrotem do obsługi, sklepu i klienta.

Opisujemy przepływ techniczny. Co i kiedy trafia do KSeF, ustalcie z księgową. Zakres obsługi KSeF w Waszej wersji Subiekta (GT czy nexo, która linia, jakie dodatki) potwierdźcie u InsERT lub partnera.

GT czy nexo: inna droga do środka

Obie linie wystawiają faktury i wysyłają je do KSeF, ale integruje się je inaczej:

Jeśli macie GT i standardowy proces, zacznijcie od Base Bridge. Jeśli macie nexo albo proces wychodzi poza to, co Bridge potrafi (kilka magazynów, kilka NIP-ów, własne reguły dokumentów), potrzebny jest konektor albo integracja dedykowana. Porównanie: Base + Subiekt.

Przepływ, w którym fakturę wysyła Subiekt

flowchart TB
  s["Sklep / Allegro"] -->|"zamówienie"| b["Base"]
  b -->|"ZK + dane nabywcy"| g[("Subiekt GT / nexo
ZK → FS")]
  g -->|"faktura"| k["KSeF"]
  k -.->|"numer KSeF, UPO"| g
  g -.->|"numer FS, numer KSeF, status"| b
  b -.->|"status, PDF"| s
  classDef n fill:#eff6ff,stroke:#2563eb,color:#0f172a;
  class s,b,g,k n;

Warunek, bez którego to się sypie: Base nie wystawia faktur do zamówień, które obsługuje Subiekt. Automatyczne akcje w Base, które wystawiają fakturę po opłaceniu, trzeba wyłączyć dla tych kanałów. Inaczej ta sama sprzedaż trafi do KSeF z Base (moduł natywny) i z Subiekta.

Co integracja ma przenieść

Do Subiekta: zamówienie jako ZK z pozycjami zmapowanymi na kartotekę (po SKU albo kodzie kreskowym, nie po nazwie), dane nabywcy z NIP-em w polu kontrahenta, forma płatności, kanał sprzedaży, magazyn.

Z Subiekta: numer faktury, numer KSeF po wysyłce, status (wysłana, odrzucona, w kolejce przy niedostępności KSeF), PDF z numerem KSeF, jeśli klient ma go dostać z Base.

Base Bridge przenosi zamówienia i część danych z powrotem. Czy odsyła numer KSeF do zamówienia w Base, sprawdźcie w aktualnym opisie Bridge, bo zakres zmienia się z wersjami. Jeśli nie odsyła, a obsługa ma widzieć numer KSeF bez otwierania Subiekta, to miejsce na integrację dedykowaną.

Pięć pułapek z wdrożeń Subiekt + Base

Paragon czy faktura. Zamówienie konsumenta bez NIP-u w Subiekcie kończy się paragonem (PA) z drukarki fiskalnej, nie fakturą w KSeF. Reguła „NIP w danych nabywcy = faktura” musi siedzieć w integracji, nie w głowie magazyniera.

Kartoteka. Produkt z Allegro bez dopasowania do kartoteki Subiekta to pozycja „towar nieznany” na ZK, a potem faktura z błędną stawką VAT. Mapowanie po SKU przed startem, nie w trakcie.

Magazyn. ZK rezerwuje, FS zdejmuje stan. Jeśli stan ma schodzić przy wysyłce, a nie przy fakturze, kolejność dokumentów w Subiekcie musi to odzwierciedlać.

Dwie spółki, jeden Base. Kanały w Base przypisane do niewłaściwego podmiotu w Subiekcie to faktura na złą spółkę w KSeF. Korekta do zera i nowa faktura, zamiast poprawki.

KSeF niedostępny. Subiekt kolejkuje wysyłkę. Integracja nie może w tym czasie uznać, że faktury nie ma, i wystawić drugiej. Status „w kolejce” to osobny stan, nie błąd.

Lista kontrolna przed startem

1. Spiszcie kanały sprzedaży i dla każdego: kto wystawia dokument, paragon czy faktura, który magazyn, który NIP.
2. Wyłączcie w Base automatyczne wystawianie faktur dla kanałów obsługiwanych przez Subiekta.
3. Zmapujcie kartotekę po SKU, uzupełnijcie braki przed pierwszym importem.
4. Ustalcie, co wraca do Base: numer FS, numer KSeF, status, PDF.
5. Przetestujcie na środowisku testowym KSeF: faktura na NIP, paragon, zwrot, odrzucenie, niedostępność.

Powiązane

• Integracja KSeF: sklep, Base i ERP
• KSeF w Comarch Optima przy sprzedaży przez Base i sklep
• KSeF w Base: natywny moduł czy integracja z ERP
• Faktury z zamówień w Base i ERP

Napiszcie, czy macie GT czy nexo i skąd przychodzą zamówienia - odpowiemy, czy Base Bridge wystarczy, czy potrzebna jest integracja.