KSeF w Base (BaseLinker): kiedy wystarczy natywny moduł, a kiedy potrzebujesz integracji z ERP

Jeśli sprzedajecie przez Base (BaseLinker), integracja z KSeF sprowadza się do jednego pytania: w którym systemie powstaje faktura. Od odpowiedzi zależy, czy wystarczy moduł wbudowany w Base, czy potrzebna jest integracja z ERP.

Opisujemy techniczny przepływ dokumentów. Które dokumenty, od kiedy i z jakimi wyjątkami trafiają do KSeF - ustalcie z księgową. Decyzje podatkowe należą do niej.

Co daje natywny KSeF w Base

Base ma w abonamencie własną, bezpłatną integrację z KSeF. Według opisu producenta moduł:

• automatycznie wysyła do KSeF faktury wystawione w Base,
• dodaje numer KSeF i kod QR na PDF faktury,
• obsługuje tryb offline, gdy KSeF jest niedostępny,
• obsługuje kilka NIP-ów na jednym koncie.

To działa dla faktur, które wystawia Base. Fakturę wystawioną w ERP wysyła do KSeF ERP, nie Base.

Zasada: fakturę wysyła system, który ją wystawił

flowchart LR
  subgraph B["Wariant B: faktura w ERP"]
    direction LR
    z2["Zamówienie
sklep / Allegro"] --> b2["Base"]
    b2 -->|"zamówienie"| e2[("ERP
wystawia fakturę")]
    e2 -->|"faktura"| k2["KSeF"]
    e2 -.->|"numer dokumentu, status"| b2
  end
  subgraph A["Wariant A: faktura w Base"]
    direction LR
    z1["Zamówienie
sklep / Allegro"] --> b1["Base
wystawia fakturę"]
    b1 -->|"faktura"| k1["KSeF"]
    b1 -->|"gotowe dokumenty"| e1[("ERP / księgowość")]
  end
  classDef a fill:#f8fafc,stroke:#64748b,color:#0f172a;
  classDef b fill:#eff6ff,stroke:#2563eb,color:#0f172a;
  class z1,b1,e1,k1 a;
  class z2,b2,e2,k2 b;

Jedna faktura, jeden system wysyłający. Jeśli Base i ERP mogą wystawić ten sam dokument, prędzej czy później ta sama sprzedaż trafi do KSeF dwa razy albo wcale. Ten wybór warto zrobić przed konfiguracją, nie po pierwszych błędach.

Kiedy wystarczy natywny moduł

Wariant A, czyli faktura w Base, zwykle wystarcza, gdy:

• wszystkie kanały (sklep, Allegro, inne marketplace) przechodzą przez Base,
• księgowość dostaje gotowe faktury i nie potrzebuje ich wystawiać w ERP,
• magazyn prowadzicie w Base albo ERP nie musi zdejmować stanów na podstawie faktury,
• nie macie sprzedaży poza Base, która wymaga tej samej numeracji.

Wtedy praca to konfiguracja: serie numeracji, dane firmy i NIP-y, rozpoznawanie faktury na NIP, moment wystawienia. Więcej o tych decyzjach: Faktury z zamówień w Base i ERP.

Kiedy potrzebujesz integracji z ERP

Wariant B, czyli faktura w ERP, wybierają zwykle firmy, w których:

• ERP prowadzi magazyn i zdejmuje stan dopiero na podstawie dokumentu,
• część sprzedaży idzie poza Base (stacjonarnie, handlowcy, B2B) i numeracja ma być jedna,
• księgowość pracuje na dokumentach z ERP i nie chce importu z zewnątrz,
• obsługa ma widzieć numer faktury i status w Base, bez szukania w ERP.

Wtedy fakturę do KSeF wysyła ERP. Producenci ERP mają własną obsługę KSeF - zakres zależy od wersji i licencji, więc sprawdźcie go u dostawcy. Integracja Base ↔ ERP przenosi zamówienie, a z powrotem odsyła numer dokumentu i status.

Subiekt i Comarch Optima

Subiekt GT. Base Bridge to oficjalna, bezpłatna integracja Base z Subiektem GT. Przy standardowym procesie warto zacząć od niej. Dedykowana integracja ma sens, gdy reguły dokumentów albo magazynów wychodzą poza jej zakres. Szczegóły: Base + Subiekt.

Comarch Optima. Zamówienia z Base trafiają do Optimy przez gotowy konektor albo integrację dedykowaną, a faktura i wysyłka do KSeF powstają po stronie Optimy. Szczegóły: Base + Comarch Optima.

Co najczęściej się psuje

Podwójne wystawianie. Automatyczna akcja w Base wystawia fakturę, a integracja tworzy ją też w ERP. Sprawdźcie, czy automatyczne wystawianie faktur w Base jest wyłączone dla kanałów obsługiwanych przez ERP.

Dane nabywcy. NIP wpisany w uwagach zamiast w polu firmy oznacza fakturę bez NIP-u nabywcy. Faktury wysłanej do KSeF nie poprawi się edycją PDF-u - sposób korekty ustalcie z księgową, a w integracji poprawcie samo źródło błędu.

Numer KSeF nie wraca. Faktura jest w KSeF, ale obsługa w Base go nie widzi. Ustalcie, czy integracja ma odsyłać numer dokumentu i status do zamówienia.

Korekty. Zwrot obsłużony w Base, korekta wystawiona ręcznie w ERP. Korekta też trafia do KSeF, więc najprościej, gdy powstaje w tym samym systemie co faktura.

Brak powiadomień o błędach. KSeF odrzuca dokument, a informacja zostaje w logu, którego nikt nie czyta. Minimum to powiadomienie mailem o odrzuceniu.

Od czego zacząć

1. Spiszcie, gdzie dziś powstają faktury - osobno dla każdego kanału sprzedaży.
2. Wybierzcie wariant A albo B i uzgodnijcie go z księgową.
3. Wyłączcie wystawianie dokumentów w systemie, który nie jest źródłem faktur.
4. Przetestujcie kilka scenariuszy: faktura na NIP, paragon z prośbą o fakturę, zwrot.

Szczegóły techniczne: integracja KSeF, automatyzacja faktur.

Opiszcie, gdzie dziś powstają Wasze faktury - odpowiemy, czy wystarczy konfiguracja, czy potrzebna jest integracja z ERP.