Formalności sklepu internetowego: regulamin, zwroty, RODO, Omnibus, GPSR i KSeF

Wymagania prawne dla sklepu internetowego dzielą się na trzy grupy: co musi być napisane na stronie, jak ma działać proces zamówienia i zwrotu, oraz jakie dokumenty powstają po sprzedaży. Poniżej lista w tej kolejności, ze stanem na październik 2026.

To lista do sprawdzenia, a nie porada prawna. Regulamin i politykę prywatności dopasuj do swojego asortymentu i modelu sprzedaży, najlepiej z prawnikiem, a rozliczenia podatkowe ustal z księgową.

---
config:
  flowchart:
    wrappingWidth: 520
---
flowchart TB
  a["Na stronie
dane sprzedawcy · regulamin · polityka prywatności
karta produktu: cena, dostawa, producent, ostrzeżenia"]
  b["W procesie zamówienia
zgody cookies przed skryptami · przycisk z obowiązkiem zapłaty
odstąpienie w 14 dni · reklamacje"]
  c["Po sprzedaży
faktura i KSeF · kasa fiskalna albo zwolnienie
opakowania i BDO"]
  a --> b --> c
  classDef box fill:#eff6ff,stroke:#2563eb,color:#0f172a;
  class a,b,c box;

Na stronie

Dane sprzedawcy. Nazwa firmy, adres, NIP, e-mail i telefon w miejscu dostępnym z każdej strony, zwykle w stopce i w regulaminie.

Regulamin. Opisuje, jak zawierasz umowę, formy płatności i dostawy, terminy realizacji, prawo odstąpienia od umowy, procedurę reklamacji i sposób rozwiązywania sporów. Klient akceptuje go przed złożeniem zamówienia. Gotowy szablon z internetu zwykle nie pasuje do Twoich form dostawy i płatności, a niezgodność regulaminu z tym, jak sklep faktycznie działa, to najczęstszy powód, dla którego zapisy przestają chronić sprzedawcę.

Polityka prywatności. Kto przetwarza dane klientów, w jakim celu, na jakiej podstawie i jak długo. Wymień dostawców, którym przekazujesz dane: platformę sklepu, bramkę płatności, przewoźnika, narzędzie do mailingu. Z każdym z nich potrzebujesz umowy powierzenia przetwarzania, którą zwykle akceptujesz w regulaminie usługi.

Karta produktu. Cena łączna z podatkami, koszty dostawy (albo informacja, jak je policzyć), główne cechy towaru. Od grudnia 2024 rozporządzenie GPSR (2023/988) wymaga przy ofercie online także:

• nazwy i adresu pocztowego oraz elektronicznego producenta;
• danych osoby odpowiedzialnej w UE, gdy producent jest spoza Unii;
• informacji pozwalających zidentyfikować produkt (zdjęcie, typ, model);
• ostrzeżeń i informacji o bezpieczeństwie po polsku.

Te dane zbierz w arkuszu produktów od początku, tak jak w części 1. Uzupełnianie ich później przy kilkuset produktach zajmuje tygodnie.

Ceny przy promocjach (Omnibus). Przy każdej obniżce ceny pokazujesz najniższą cenę z 30 dni przed obniżką. Jeśli publikujesz opinie, informujesz, czy i jak sprawdzasz, że pochodzą od kupujących.

W procesie zamówienia

Zgody na pliki cookies. Skrypty analityczne i reklamowe ładują się dopiero po zgodzie. Odrzucenie musi być tak samo proste jak akceptacja. Sprawdź to w przeglądarce: po kliknięciu „odrzuć” w zakładce sieci nie powinno być zapytań do narzędzi reklamowych.

Przycisk zamówienia. Przycisk kończący zamówienie musi jasno mówić, że klient zobowiązuje się do zapłaty, na przykład „Zamawiam i płacę”. Sam napis „Dalej” albo „Potwierdź” nie wystarcza.

Potwierdzenie zamówienia. Po zakupie klient dostaje na trwałym nośniku, zwykle mailem, potwierdzenie z treścią umowy, regulaminem i informacją o prawie odstąpienia.

Odstąpienie od umowy. Konsument może odstąpić od umowy zawartej na odległość w ciągu 14 dni bez podania przyczyny. Ty zwracasz pieniądze w ciągu 14 dni od otrzymania oświadczenia, razem z kosztem najtańszej oferowanej formy dostawy. Możesz wstrzymać zwrot do chwili otrzymania towaru albo dowodu jego odesłania. Koszt odesłania pokrywa klient tylko wtedy, gdy poinformowałeś go o tym przed zakupem. Do regulaminu dołącz wzór formularza odstąpienia.

Przycisk „odstąp od umowy tutaj”. Dyrektywa 2023/2673 wymaga, żeby sklep udostępniał funkcję odstąpienia online: wyraźny przycisk dostępny przez cały okres na odstąpienie, krótki formularz, drugi krok „potwierdź odstąpienie” i potwierdzenie z datą i godziną na trwałym nośniku. W UE stosuje się ją od 19 czerwca 2026, ale Polska jeszcze jej nie wdrożyła: projekt zmiany ustawy o prawach konsumenta opublikowano we wrześniu 2026, a jego przyjęcie przez rząd zaplanowano na pierwszy kwartał 2027. Sprawdź, czy Twoja platforma ma tę funkcję w planach, bo przy kilku tysiącach zamówień ręczna obsługa oświadczeń z maili przestaje być wygodna.

Reklamacje. Za niezgodność towaru z umową odpowiadasz wobec konsumenta przez dwa lata od wydania towaru. Na reklamację odpowiadasz w ciągu 14 dni. Brak odpowiedzi w tym terminie oznacza, że uznałeś reklamację.

Dostępność. Od 28 czerwca 2025 sklepy internetowe muszą spełniać wymagania dostępności (ustawa o zapewnianiu spełniania wymagań dostępności niektórych produktów i usług). Mikroprzedsiębiorcy świadczący usługi, czyli firmy zatrudniające mniej niż 10 osób z obrotem lub sumą bilansową do 2 mln euro, są z tego obowiązku zwolnieni. Rosnąca firma powinna wiedzieć, kiedy przestaje być mikro.

Po sprzedaży

Faktury i KSeF. Od 2026 roku faktury dla firm wystawiasz w Krajowym Systemie e-Faktur. Obowiązek objął największych podatników od 1 lutego, a pozostałych od 1 kwietnia 2026. Do końca 2026 roku mali podatnicy mogą wystawiać faktury poza KSeF, dopóki ich suma w miesiącu nie przekroczy 10 000 zł brutto. Faktury dla konsumentów nie muszą przechodzić przez KSeF. Kary za błędy w KSeF ustawa przewiduje od 2027 roku; Ministerstwo Finansów zapowiedziało przesunięcie ich do końca 2027, ale to wymaga jeszcze zmiany ustawy. Ustal jedno miejsce, w którym faktura powstaje, i sprawdź, czy program obsługuje KSeF, zanim przyjmiesz pierwsze zamówienie z NIP. Techniczne szczegóły połączenia sklepu i KSeF są w osobnym wpisie.

Kasa fiskalna. Sprzedaż wysyłkowa jest zwolniona z kasy, gdy całość zapłaty wpływa na Twój rachunek za pośrednictwem banku albo poczty, a z ewidencji wynika, której transakcji i którego klienta dotyczy wpłata. Niezależnie od tego działa zwolnienie do 20 000 zł rocznej sprzedaży konsumentom (w pierwszym roku liczone proporcjonalnie). Zwolnienia nie obejmują między innymi elektroniki, telefonów, sprzętu fotograficznego, perfum i części samochodowych: takie sklepy potrzebują kasy od pierwszej sprzedaży konsumentowi. Płatności przez bramkę i pobranie kurierskie są różnie oceniane w interpretacjach podatkowych, więc przed startem ustal to z księgową albo doradcą podatkowym.

VAT przy sprzedaży do innych krajów UE. Do 10 000 euro rocznie sprzedaży na odległość do konsumentów z innych krajów UE możesz rozliczać polski VAT. Powyżej tego progu obowiązuje VAT kraju klienta, a rozliczenie upraszcza procedura OSS.

Opakowania i BDO. Sklep, który pakuje towar w kartony, folię i wypełniacz, może być „wprowadzającym produkty w opakowaniach”, a wtedy potrzebuje wpisu do rejestru BDO (dla mikroprzedsiębiorcy 200 zł i 200 zł rocznie) oraz rocznego sprawozdania. Przy mniej niż tonie opakowań rocznie nie płacisz opłaty produktowej, jeśli do 15 marca złożysz przez BDO odpowiednie dokumenty. To, czy dotyczy to Twojego sklepu, zależy od tego, kto pierwszy wprowadził opakowanie na rynek, więc ustal to przed pierwszą wysyłką.

Platforma ODR. Unijna platforma do rozwiązywania sporów online została zamknięta 20 lipca 2025 i obowiązek linkowania do niej wygasł. Jeśli regulamin albo stopka nadal ją wymienia, usuń ten zapis.

Lista przed pierwszym zamówieniem

• Dane firmy widoczne w stopce i w regulaminie.
• Regulamin opisuje formy płatności i dostawy, które sklep faktycznie oferuje.
• Polityka prywatności wymienia wszystkich dostawców, którym przekazujesz dane.
• Każda karta produktu ma dane producenta i ostrzeżenia po polsku.
• Przy obniżce wyświetla się najniższa cena z 30 dni.
• Po odrzuceniu zgód nie ładują się skrypty reklamowe.
• Przycisk zamówienia informuje o obowiązku zapłaty.
• Mail z potwierdzeniem zawiera regulamin i formularz odstąpienia.
• Wiesz, jak klient składa odstąpienie i kto je obsługuje w ciągu 14 dni.
• Program do faktur obsługuje KSeF, a faktura powstaje w jednym miejscu.
• Księgowa potwierdziła zwolnienie z kasy fiskalnej dla Twoich form płatności.
• Wiadomo, czy firma musi być w rejestrze BDO.
• W regulaminie i stopce nie ma już linku do platformy ODR.