Płatności, wysyłka i zwroty w sklepie internetowym: ustawienia, które decydują o marży

Płatności, wysyłka i zwroty to trzy miejsca, w których marża znika po kilka złotych na zamówieniu, i trzy miejsca, w których najczęściej poprawia się coś ręcznie: status zamówienia, etykietę albo przelew zwrotny. Ceny poniżej pochodzą z cenników z października 2026 i są netto, chyba że zaznaczono inaczej.

Cały obieg zamówienia, który musi działać bez ręcznych kliknięć:

stateDiagram-v2
  state "Nowe, czeka na płatność" as nowe
  state "Opłacone" as oplacone
  state "Anulowane" as anulowane
  state "Zwrot płatności" as zwrotplat
  state "Wysłane" as wyslane
  state "Doręczone" as doreczone
  state "Nieodebrane" as nieodebrane
  state "Zwrot zgłoszony" as zgloszony
  state "Towar sprawdzony" as sprawdzony
  state "Pieniądze zwrócone" as zwrocone
  [*] --> nowe
  nowe --> oplacone: powiadomienie z bramki
  nowe --> anulowane: brak płatności w terminie
  anulowane --> zwrotplat: płatność przyszła po anulowaniu
  oplacone --> wyslane: etykieta i numer śledzenia
  wyslane --> doreczone
  wyslane --> nieodebrane: paczka wraca
  doreczone --> zgloszony: odstąpienie w 14 dni
  zgloszony --> sprawdzony: paczka wróciła
  sprawdzony --> zwrocone: zwrot przez bramkę, korekta faktury
  zwrotplat --> [*]
  zwrocone --> [*]
  nieodebrane --> [*]

Płatności

Metody. Klienci w Polsce płacą głównie BLIK-iem i szybkim przelewem, dalej kartą, Google Pay i Apple Pay. Odroczone płatności (PayPo, Twisto) są dostępne w większości bramek po podobnej stawce. Jedna bramka zwykle obsługuje je wszystkie.

Prowizja zależy od koszyka. Stała opłata od transakcji waży więcej przy małych zamówieniach:

Przy niskim koszyku porównuj stałą opłatę, przy wysokim procent. Sprawdź też opłaty, których nie widać w nagłówku cennika: aktywację, liczbę bezpłatnych wypłat w miesiącu (Przelewy24: 4, potem 0,99 zł; Tpay Starter: 2 zł za wypłatę) i koszt zwrotu płatności (PayU: 0 zł). Pełna tabela bramek jest w części 2.

Status „opłacone” ustawia powiadomienie z bramki. Klient po zapłacie BLIK-iem często zamyka kartę i nie wraca na stronę sklepu. Status musi zmienić powiadomienie wysłane przez bramkę do sklepu. Przetestuj to: zapłać i zamknij kartę przed przekierowaniem.

Płatność po anulowaniu i podwójna płatność. Klient płaci po terminie, gdy zamówienie jest już anulowane, albo płaci dwa razy z dwóch linków. Bramka obsługuje zwrot z panelu bez ręcznego przelewu, ale ktoś musi o nim wiedzieć. Ustal, kto dostaje powiadomienie o płatności do anulowanego zamówienia.

Pobranie. Kosztuje więcej niż płatność online: InPost dolicza 1,50 zł do paczkomatu i 7 zł do kuriera standardowego (cennik umowy biznesowej), a pieniądze trafiają na konto później. Do tego dochodzą paczki nieodebrane, za które płacisz wysyłkę bez sprzedaży. Jeśli oferujesz pobranie, ustaw dla niego wyższą cenę dostawy niż dla płatności online. Sprawdź też z księgową, czy pobranie nie wymaga kasy fiskalnej, o czym jest część 4.

Wysyłka

Gabaryt decyduje o cenie. Paczkomaty InPost przyjmują trzy gabaryty: A (8 × 38 × 64 cm), B (19 × 38 × 64 cm) i C (41 × 38 × 64 cm), do 25 kg. Ceny za paczkę:

Opakowanie, które mieści się w gabarycie A zamiast C, oszczędza od 2,60 zł do 7,34 zł na każdej paczce. Przy 300 paczkach miesięcznie to 780-2 200 zł. Dobierz kartony do najczęściej sprzedawanych produktów, zanim zamówisz ich tysiąc.

Opłata paliwowa zmienia się co miesiąc i różni się między przewoźnikami: w październiku 2026 dla InPost wynosi 13%, dla DPD w Furgonetce 35,9%, dla DHL 28%. Porównując cenniki, porównuj kwoty razem z nią. Kurier DPD do 2 kg przez Furgonetkę kosztuje 12,59 zł bez opłaty paliwowej i 17,11 zł z nią.

Umowa czy broker. Przy małej liczbie paczek nadanie przez brokera (Furgonetka, Apaczka) bywa tańsze niż umowa bezpośrednia według cennika standardowego, a jeden panel obsługuje kilku przewoźników. Przy kilkuset paczkach miesięcznie warto negocjować umowę bezpośrednią i porównać ją z ceną brokera.

Próg darmowej dostawy. Klienci porównują go z Allegro Smart, gdzie darmowa dostawa zaczyna się od 49,90 zł. Ustaw próg tak, żeby koszt wysyłki mieścił się w marży koszyka na samym progu. Przy marży 25% i wysyłce 12,53 zł próg nie powinien być niższy niż około 50 zł, bo poniżej wysyłka zjada całą marżę.

Etykieta i numer śledzenia z panelu. Etykieta powinna powstawać jednym kliknięciem z zamówienia, a numer śledzenia trafiać do klienta w mailu bez przepisywania.

Zwroty

Zasady. Konsument ma 14 dni na odstąpienie od umowy. Ty zwracasz pieniądze w ciągu 14 dni od otrzymania oświadczenia, razem z kosztem najtańszej oferowanej dostawy, i możesz wstrzymać zwrot do chwili, gdy towar wróci albo klient przyśle dowód nadania. Koszt odesłania pokrywa klient, jeśli poinformowałeś go o tym przed zakupem.

Etykieta zwrotna. Możesz dać klientowi kod zwrotu i zapłacić za odesłanie sam, na przykład przez Szybkie Zwroty InPost (12,84 zł za gabaryt A w cenniku biznesowym, bez opłaty paliwowej). To wygodne dla klienta i daje Ci kontrolę nad tym, którędy wraca paczka. Zdecyduj o tym przed startem i opisz w regulaminie.

Kolejność obsługi zwrotu:

1. Zgłoszenie odstąpienia (formularz albo mail) z numerem zamówienia.
2. Etykieta albo kod zwrotu dla klienta.
3. Odbiór paczki i sprawdzenie towaru.
4. Towar wraca na stan, jeśli nadaje się do sprzedaży.
5. Zwrot pieniędzy przez bramkę płatności, z panelu, bez ręcznego przelewu.
6. Korekta faktury, jeśli była wystawiona, w tym samym programie co faktura.

Stan magazynowy zwiększaj dopiero w kroku 4, nie w chwili zgłoszenia. Inaczej sprzedasz towar, który jeszcze jedzie albo wrócił uszkodzony. Korekty przy sprzedaży w kilku kanałach i KSeF opisuje osobny wpis.

Allegro. Przy zamówieniach w Allegro Smart koszt przesyłki zwrotnej pokrywa Allegro, a przy zwrocie albo nieodebraniu paczki oddaje Ci udział w kosztach dostawy. Zwroty z Allegro i ze sklepu mają więc inny koszt, co warto uwzględnić w marży każdego kanału.

Lista przed startem

• Status „opłacone” zmienia się, nawet gdy klient zamknie kartę po zapłacie.
• Płatność do anulowanego zamówienia trafia do kogoś, kto zleci zwrot.
• Zwrot pieniędzy, także częściowy, robisz z panelu bramki albo sklepu.
• Pobranie ma wyższą cenę dostawy albo jest wyłączone.
• Kartony dobrane tak, żeby jak najwięcej paczek mieściło się w gabarycie A.
• Ceny wysyłki porównane razem z bieżącą opłatą paliwową.
• Próg darmowej dostawy policzony z marży koszyka na progu.
• Regulamin mówi, kto płaci za odesłanie zwrotu.
• Zwrócony towar wraca na stan dopiero po sprawdzeniu.
• Korekta faktury powstaje w tym samym programie co faktura.